Giganci Zarządzania #14 - Układy Prezentacji

Linki do social mediów:

Jeśli chcesz wesprzeć Podcast GIGANCI ZARZĄDZANIA kliknij tutaj:

https://patronite.pl/GiganciZarzadzaniaArturRaba 

Zacznij mnie obserwować tutaj:

https://www.instagram.com/artur_raba/ 

https://www.tiktok.com/@arturraba?lang=pl-PL 

https://www.linkedin.com/company/arturraba/?viewAsMember=true 

 

TREŚĆ:

Wyobraź sobie następującą scenę.

Otrzymałeś zlecenie na zrealizowanie prezentacji. Temat wydaje ci się niezwykle ciekawy i atrakcyjny. Uważasz, że nie tylko masz odpowiednie kompetencje, aby przedstawić to zagadnienie, ale na dodatek bardzo zależy ci na tym, żeby wypaść jak najlepiej. Zdefiniowałeś już cel swojego wystąpienia. Wiesz, co chcesz osiągnąć i co twoi słuchacze powinni wynieść z twojej prezentacji. Teraz przychodzi moment na zbudowanie całej prezentacji i … nie bardzo wiesz od czego zacząć. 

Zaczyna cię dopadać lekki niepokój, że prezentacja będzie niejasna dla odbiorców albo zbyt chaotyczna. Obawiasz się, że może to zrujnować twój autorytet i z całą pewnością narazisz się na niezbyt przychylny odbiór ze strony słuchaczy. Wiesz jak to jest, kiedy zaczynasz uświadamiać sobie, że nie masz pomysłu na to, jak skonstruować całą prezentację tak, aby była ona nie tylko efektywna, ale i efektowna.

To, czego potrzebujesz w tym momencie, to specyficzny i skuteczny układ prezentacji. 

• • Co to takiego? 
  • W czym może Ci pomóc wybór odpowiedniego układu? 
  • Dlaczego ważne jest to, aby zdecydować się na jakiś konkretny układ prezentacji?

Jak zbudować dobrą prezentację?

Układ prezentacji to sposób, w jaki układasz całą prezentację. 

Każda prezentacja składa się z kilku elementów, które powinny do siebie w logiczny sposób pasować.  Tak jak w puzzlach elementy muszą być dopasowane do całości, żeby stworzyć jakiś ciekawy obrazek. Tak samo jest w prezentacjach. 

Układ prezentacji to nic innego jak jej wewnętrzna konstrukcja, która pozwala ci łatwiej i skuteczniej zrealizować cele twojego wystąpienia. Dobrze dobrany układ wystąpienia pomoże ci ułożyć odpowiednie treści w odpowiedni sposób i zwielokrotnić efekt twojej prezentacji. 

Wybór odpowiedniego układu prezentacji powinien być ważny nie tylko dla ciebie, ale również dla twoich słuchaczy. Twojej publiczności (albo raczej w dzisiejszych czasach prezentacji online twoim słuchaczom) pozwala on śledzić twoje wystąpienie krok po kroku i lepiej zrozumieć przedstawiany materiał. Dzięki temu twoja prezentacja zyskuje na jasności i czytelności a z drugiej strony unikasz chaosu i „szumu” informacyjnego, który może skutecznie zniszczyć efekt każdego wystąpienia. 

Każda dobra prezentacja zbudowana jest według charakterystycznego dla niej szkieletu, który nazywamy układem prezentacji.

Układ Prezentacji Nr 1: Problem-Rozwiązanie

To klasyka gatunku. Układ ten jest niezwykle przydatny w sytuacji, kiedy prezenter chce swojej publiczności coś „sprzedać” (jakąś ideę, produkt, usługę, rozwiązania, pomysł itp.). Żeby w pełni wykorzystać siłę i potencjał tego układu, ważne jest dobre zrozumienie mechanizmu, który jest w nim wykorzystywany. 

Błąd popełniany przez większość spikerów polega na zbyt szybkim prezentowaniu swoich propozycji i rozwiązań. Jeśli ciebie też kusi, żeby szybko przejść do rozwiązań to pamiętaj, że tracisz w ten sposób na sile oddziaływania na słuchaczy. Twoje rozwiązanie, bez dobrze zdefiniowanego problemu, które rozwiązujesz dzięki swojej propozycji, nie ma dla twoich odbiorców żadnego znaczenia.

Żeby prezentowane przez ciebie rozwiązanie było dla mnie (dla uczestnika twojej prezentacji) ważne, interesujące i atrakcyjne muszę najpierw zrozumieć „problem” związany z tematem prezentacji i, co więcej, utożsamić się z nim. Muszę zrozumieć, że ten problem dotyczy mnie a konsekwencje tego problemu wymagają ode mnie jakieś zmiany całej tej sytuacji. Dopiero teraz jestem gotowy na usłyszenie rozwiązania, które dla mnie przygotowałeś.

Dlatego też w pierwszej części wystąpienia powinieneś więcej czasu przeznaczyć na uświadomienie swojej publiczności problemu związanego z tematem prezentacji. Powinieneś nie tylko przedstawić problem, ale również  jego konsekwencje. Tą częścią prezentacji powinieneś wywołać u słuchaczy tzw. „potrzebę zmiany obecnej sytuacji”. Dopiero kiedy wywołasz taki efekt, powinieneś przejść do zaprezentowania przygotowanego przez ciebie rozwiązanie. Atrakcyjność tak przedstawionego rozwiązania będzie wówczas znacznie większa.

Wyobraź sobie, że uczestnicy twojej prezentacji przychodzą na spotkanie w neutralnym stanie emocjonalnym, który określmy jako „stan zero”. Twoim zadaniem jest zainteresować ich czymś. Zaciekawić. Zmotywować. Twoim zadaniem jest przenieść ich na stan emocjonalny +1. Emocjonalna atrakcyjność twojego rozwiązania to przestrzeń pomiędzy zerowym (neutralnym) stanem emocjonalnym twoich słuchaczy a stanem emocjonalnym +1. 

Jeśli jednak na początku swojego wystąpienia zdefiniujesz problem z którym odbiorcy twojej prezentacji mogą się utożsamić i sprowadzisz ich stan emocjonalny do poziomu -1  a następnie zaprezentujesz im negatywne konsekwencje tego problemu i ściągniesz ich emocje do poziomu -2 - wówczas emocjonalna atrakcyjność twojego rozwiązania to przestrzeń pomiędzy -2 a +1.

Jaki z tego wniosek?

Prezentowane rozwiązanie, w konfrontacji do dobrze określonego problemu, z którym słuchacze mogą się utożsamić, jest dla słuchaczy znacznie większa.

Z tego powodu większość prezentacji sprzedażowych jest zbudowana według układu Problem-Rozwiązanie. 

Siła tego układu nie tkwi w twoim rozwiązaniu, tylko w dobrze zdefiniowanym problemie. Im bardziej będzie on dla nich ważny, tym bardziej otwarci będą na twoje rozwiązania. Jeśli mówisz o problemie, który nie jest ważny dla twoich słuchaczy albo ich nie dotyczy to prezentowane przez ciebie rozwiązanie nie będzie ich w ogóle interesować.

Jak wykorzystać ten układ prezentacji w praktyce?

Możesz powiedzieć coś takiego:

• • „Proszę Państwa, zanim przedstawię w szczegółach główny temat naszego spotkania chciałbym porozmawiać z Państwem o tym, jak sytuacja wygląda w tej chwili w naszej branży i jakie mogą być jej konsekwencje (tutaj powinieneś zdefiniować albo wykreować „problem” i wywołać u słuchaczy „potrzebę zmiany”). A teraz proszę zwrócić uwagę na rozwiązanie, które przygotowaliśmy. Dzięki niemu możecie Państwo uniknąć tych niebezpiecznych konsekwencji a z drugiej strony zyskacie Państwo jeszcze większą efektywność funkcjonowania zespołu.”

Układ Prezentacji Nr 2: Chronologiczny

Układ ten jest bardzo wygodny, kiedy chcesz przedstawić swój temat na tzw. linii czasu. Prezentacja jest wówczas podzielona na 3 części a spiker przedstawia temat wystąpienia z perspektywy przeszłości („Jak było kiedyś”), z perspektywy teraźniejszości („Jak jest teraz”) i wreszcie z perspektywy przyszłości („Jak będzie później”).

• • „Kilka lat temu modele zarządzania zwracały uwagę na … Dzisiaj w zarządzaniu ludźmi szczególną uwagę zwraca się na … Za kilka lat należy spodziewać się zmiany stylu zarządzania, który najprawdopodobniej będzie wymagał ….”

Układ chronologiczny jest bardzo ciekawy i atrakcyjny. W dużym uproszczeniu mówisz: jak było wczoraj – jak jest dzisiaj – jak będzie jutro (albo czego możemy spodziewać się jutro). Np. czym firma zajmowała się kiedyś, na co dzisiaj zwracamy uwagę i w jaki sposób widzimy naszą przyszłość. Albo jakie podejście do sprzedaży było efektywne 5 lat temu, jakie kanały wykorzystujemy dzisiaj i, biorąc pod uwagę zmiany gospodarcze i demograficzne, z jakimi formami sprzedaży będziemy mieć do czynienia za 2-3 lata.

Układ Prezentacji Nr 3: Przestrzenny

Układ ten może występować w dwóch odmianach:

1. 1. od Ogółu do Szczegółu 
   2. od Szczegółu do Ogółu

Układ ten często stosowany jest przy prezentacji różnego rodzaju wewnętrznych procedur, polityk, regulaminów albo sposobów działania. Prezenter w pierwszej części przedstawia generalną (ogólną) zasadę lub procedurę a następnie wyjaśnia jej szczegóły i podaje praktyczne przykłady zastosowania jej w codziennym życiu.

Np.

• • „W pierwszej części naszego spotkania zapoznacie się z założeniami naszej nowej wewnętrznej procedury a w drugiej części, na kilku praktycznych przykładach zobaczycie, w jak łatwy i prosty sposób możemy ją zaimplementować”

Drugą odmianą tego układu to wersja od Szczegółu do Ogółu. W tej odmianie prezenter przedstawia konkretny przypadek lub przykład jakiegoś zachowania a następnie określa ogólne zasady funkcjonowania, 

Np.:

• • „Pewnie każdy z was pamięta sytuację, która miała miejsce w naszej firmie 3 miesiące temu… (a po przedstawieniu szczególnego przypadku). W związku z tym od nowego kwartału wprowadzamy w życie nowe standardy, które pozwolą Wam uniknąć w przyszłości tego typu sytuacji.”

Ten układ jest bardzo użyteczny, kiedy chcesz przedstawić jakieś studium przypadku a na jego podstawie przedstawić ogólny standard postępowania.

Układ Prezentacji Nr 4: Tematyczny

Ten układ możesz zastosować wówczas, kiedy podczas jednego wystąpienia chcesz poruszyć 2-3 zagadnienia, które nie są w bezpośredni sposób ze sobą powiązane. Ustalasz wówczas listę tematów i nadajesz im priorytety decydując o kolejności ich zaprezentowania. 

Jedna ze szkół mówi „najpierw sprawy najważniejsze” i wykorzystując „efekt świeżości” słuchaczy najważniejszy temat poruszasz w pierwszej kolejności. Inna strategia mówi o tym, że „najbardziej zapamiętywalne są te tematy, które były poruszane na końcu, bo z tym uczestnicy wychodzą ze spotkania”. Wówczas, na początku, poruszasz 1-2 poboczne zagadnienia przygotowując swoich słuchaczy do najważniejszego tematu wystąpienia, który omawiasz na końcu prezentacji.

Układ Prezentacji Nr 5: Teoria - Praktyka

Układ ten często jest stosowany podczas spotkań bardziej praktycznych lub warsztatowych. Prowadzący najpierw przedstawia zagadnienie w sposób teoretyczny a następnie prosi uczestników, żeby zastosowali tę teorię w praktyce.

Np.:

• • „Segmentacja klientów to proces polegający na podziale klientów na specyficzne i różne od siebie segmenty według następujących kryteriów… (a po omówieniu teorii segmentacji ciągniesz temat dalej) … „A teraz przyporządkujcie swoich klientów do tych 4 segmentów.”

Inna odmiana tego układu to: Praktyka-Teoria. Możesz najpierw wykorzystać praktyczną wiedzę albo doświadczenia uczestników a następnie wyciągnąć z niej teorię. 

Np.:

• • „Jak każdy z Was wie, nie wszyscy klienci są tacy sami. Różnią się swoimi przekonaniami, wiedzą i doświadczeniem a to wpływa na ich zachowania. Porozmawiajmy proszę przez chwilę na ten temat i na początku chciałbym wam zadać pytanie: Jakie specyficzne grupy klientów moglibyście wyodrębnić? … Według jakiego kryterium dokonaliście tego podziału? (a po omówieniu doświadczeń, czyli praktyki uczestników wprowadzasz część teoretyczną) To, co przed chwilą zaprezentowaliście nazywa się segmentacją klientów. Segmentacja to proces …”

Dlaczego układy prezentacji są takie ważne?

Pomagają one nie tylko tobie ułożyć w odpowiedni sposób odpowiednie treści prezentacyjne, ale pozwalają również łatwiej śledzić jej przebieg twoich słuchaczom. Bardzo często układ prezentacji jest komunikowany na samym początku spotkania. 

Mówisz coś takiego:

• • „Proszę Państwa; w pierwszej części przedstawię, jak sytuacja wygląda dzisiaj i dlaczego jest ona niebezpieczna dla całej naszej firmy a w drugiej części zobaczycie Państwo jakie rozwiązania przygotowaliśmy dla poszczególnych działów”

Albo:

• • „Na początku przypomnę Państwu z jakich narzędzi korzystaliśmy w branży jeszcze 2 lata temu. Później zobaczycie Państwo co stosujemy w tej chwili a w trzeciej części spotkania chciałbym zaprosić Państwa w podróż do przyszłości i pokazać, co przygotowaliśmy dla naszych klientów na najbliższe nadchodzące lata”

Albo:

• • „Proszę Państwa, na początku chciałbym przedstawić konkretny przypadek wdrożenia tego rozwiązania a następnie podzielić się z Państwem wypracowanymi ogólnymi zasadami, które będziecie Państwo mogli zaimplementować od razu u siebie.”

Albo:

• • „Proszę Państwa na początku chciałbym przedstawić wyniki sprzedaży, później przypomnieć segmentację naszego rynku a w trzeciej części poruszyć temat naszej nowej strategii marketingowej.”

Albo:

• • „Na początku chciałbym was poprosić o to, abyście podzielili się swoimi strategiami zarządzania zespołem i poszczególnymi osobami. W drugiej części poznacie jeden z najskuteczniejszych modeli zarządzania, a mianowicie Model Przywództwa Sytuacyjnego Blancharda a na końcu porozmawiamy o tym, w jaki sposób możecie tę teorię wykorzystać w swojej codziennej praktyce managerskiej.”

Na początku prezentacji przedstawiłeś układ spotkania i teraz twoi słuchacze wiedzą, co będzie się działo i czego mogą się spodziewać a to pomaga im śledzić całe spotkanie z większą uwagą.

Ważne jest to, że kiedy zdecydujesz się już na któryś z Układów Prezentacji to nie zmieniaj już go w trakcie swojego wystąpienia. Bądź konsekwentny. Inaczej doprowadzisz tylko do zamieszania. Wprowadzisz niepotrzebny „szum informacyjny” i utrudnisz swoim słuchaczom odbiór tego, co mówisz. 

Czasami można jednak spotkać połączenie Układu Chronologicznego z Układem Problem-Rozwiązanie. Wygląda to w następujący sposób: prezenter przedstawia jak dane zagadnienie zmienia się w czasie, ale na każdym z etapów linii czasu prezentuje Układ Problem-Rozwiązanie. Spiker mówi:

• • jak było KIEDYŚ (jakie występowały problemy i jakie zastosowano rozwiązania)
  • jak jest TERAZ (jakie mamy problemy i jakie przygotowaliśmy rozwiązania) 
  • co nas czeka w PRZYSZŁOŚCI (jakich wyzwań możemy się spodziewać i jak powinniśmy się do nich przygotować). 

Pomimo tego, że często prezentowany jest Układ Problem-Rozwiązanie to głównym układem prezentacji jest Chronologia i linia czasu.

Dlaczego warto wprowadzić układy prezentacji do swoich wystapień?

Stosowanie różnych układów prezentacji w niezwykle szybki i skuteczny sposób rozwinie twoje umiejętności i zachowania prezentacyjne. Może ci się wydawać, że któryś z układów będzie bardziej odpowiedni do twojej  prezentacji. Jednak kiedy się nad tym zastanowisz, to odkryjesz, że praktycznie każdą prezentację mógłbyś zrealizować przy wykorzystaniu dowolnego z 5 układów. Kiedy następnym razem przystąpisz do konstruowania prezentacji, przygotuj ją stosując rzadziej wykorzystywany przez siebie układ wystąpienia. Ze zdziwieniem odkryjesz jakie to jest proste i jak szybko rozwijasz się jako prezenter.

Znajomość i umiejętność stosowania różnych układów prezentacji będzie dla ciebie wybawieniem, kiedy będziesz musiał tę samą (albo bardzo podobną) prezentację zrealizować dla tej samej grupy odbiorców. W życiu korporacyjnym zdarza się niestety dosyć często, kiedy musisz „tego kotleta odgrzać raz jeszcze” i zastanawiasz się, co zrobić, żeby w dosłowny sposób nie powtarzać tej samej prezentacji. Rozwiązaniem dla ciebie będzie zastosowanie innego układu prezentacji. Jeżeli wcześniej prezentowałeś zagadnienie korzystając z Układu Problem-Rozwiązanie, to teraz przeprowadź tę prezentację stosując np. Układ Chronologiczny. Dzięki temu nadasz tym samym treściom nieco powiewu świeżości. A co najważniejsze -  swoim słuchaczom dasz okazję spojrzeć na dany temat w nieco inny, a przez to atrakcyjniejszy dla nich sposób.

Artur Raba