Giganci Zarządzania #15 - Otwarcie Prezentacji

Linki do social mediów:

Jeśli chcesz wesprzeć Podcast GIGANCI ZARZĄDZANIA kliknij tutaj:

https://patronite.pl/GiganciZarzadzaniaArturRaba 

Zacznij mnie obserwować tutaj:

https://www.instagram.com/artur_raba/ 

https://www.tiktok.com/@arturraba?lang=pl-PL 

https://www.linkedin.com/company/arturraba/?viewAsMember=true 

 

TREŚĆ:

Zdecydowana większość prezenterów przywiązuje największą uwagę do głównej części swojej prezentacji. 

Wydaje się to oczywiste, ponieważ w części głównej zawarte są najważniejsze treści prezentacyjne i tak naprawdę z tego powodu prezentacje są organizowane. Tymczasem okazuje się, że efektywność prezentacji nie zależy aż tak w dużym stopniu od jej części głównej jak nam się wydaje. Niejednokrotnie twoja prezentacja została już oceniona przez słuchaczy jeszcze zanim rozpocząłeś jej część zasadniczą. 

Już na początku twojego wystąpienia, jeszcze zanim zaczniesz jej część główną, słuchacze odpowiadają sobie na pytanie:  

• • Czy będzie ciekawie i interesująco, czy nie?
  • Na ile ta prezentacja jest dla mnie ważna?
  • Dlaczego powinienem posłuchać właśnie ciebie?
  • Czego się tutaj dowiem i nauczę? 
  • W czym ta wiedza w ogóle może mi się przydać?
  • Co zyskam dla siebie dzięki tej prezentacji?
  • Dlaczego powinienem poświęcić 1 godzinę czy nawet 15 minut swojego cennego życia, żeby wysłuchać tej prezentacji?

Jeżeli ty, jako spiker, nie udzielisz swoim słuchaczom odpowiedzi na te pytania – zrobią to sami uczestnicy. Tylko, że wtedy nie będziesz mieć wpływu na odpowiedzi, których sobie udzielą. 

Dlaczego Otwarcie Prezentacji jest tak niezmiernie ważne i może zdecydować o sukcesie (lub porażce) twojego wystąpienia?

Otwarcie prezentacji w ogromnym stopniu wpływa na odbiór całego twojego wystąpienia. To jest trochę tak jak z efektem „pierwszego wrażenia”. 

Jeżeli na początku swojego wystąpienia nie zrobisz zbyt dobrego „pierwszego wrażenia”, otwartość i uwaga twoich słuchaczy będzie później znacznie niższa. Może być ci wtedy niezwykle ciężko w odpowiedni sposób przekazać swoje treści w części głównej. 

Kiedyś klasyk powiedział, że „prawdziwego mężczyznę poznać nie po tym jak zaczyna, tylko po tym jak kończy”. Używając żargonu prezentacyjnego, możemy powiedzieć, że „prawdziwego spikera poznać po tym jak zaczyna, bo jeżeli źle zacznie to nie będzie miał okazji skończyć”.

W jaki sposób w pełni wykorzystać najważniejszy etap twojego wystąpienia, jakim jest Otwarcie prezentacji?

Na podstawie mojego kilkunastoletniego doświadczenia w uczeniu technik prezentacyjnych z pełnym przekonaniem mogę stwierdzić, że zdecydowana większość spikerów nie przywiązuje (niestety) wystarczającej wagi do tego etapu swojego wystąpienia. Uważają oni, że „mówienie o rzeczach oczywistych to tylko strata czasu”, bo przecież „słuchacze doskonale wiedzą po co przychodzą” i „należy jak najszybciej przejść do głównej części prezentacji”. Niestety tak nie jest. 

Otwarcie prezentacji odgrywa kluczową rolę w sukcesie całego spotkania. Nadaje ono cały charakter twojemu wystąpieniu. W bezpośredni lub pośredni sposób mówi o tym, jaka będzie cała prezentacja. Na tym etapie słuchacze odpowiadają sobie na bardzo ważne pytania. A mianowicie, czy warto poświęcić swój cenny czas na jej wysłuchanie, czy może lepiej ten czas wykorzystają … sprawdzając co nowego na Facebooku czy w poczcie firmowej.

Wszystko stanie się prostsze, kiedy zastanowisz się nad każdym z etapów prezentacji. Jeśli do tej pory (co jest pewnie mało prawdopodobne), nie brałeś udziału w żadnym szkoleniu z prezentacji czy wystąpień publicznych, to z całą pewnością wiesz, z jakich etapów składa się cała prezentacja. Uczyła nas tego pani na lekcjach języka polskiego, kiedy uczyła pisać nas wypracowanie i mówiła: „Na początku powinien być Wstęp, później Rozwinięcie a na końcu Zakończenie.” 

Z prezentacjami jest dokładnie tak samo. 

Każda prezentacja powinna mieć:

1. 1. Wstęp (czyli Otwarcie)
   2. Rozwinięcie (czyli Część Główną) 
   3. Zakończenie (czyli Podsumowanie) 

Używając prezentacyjnego skrótu myślowego wygląda to mniej więcej w ten sposób:

1. 1. Najpierw powiedz, co powiesz
   2. Potem to powiedz
   3. Na koniec powiedz, co powiedziałeś

Każda z tych 3 faz prezentacji pełni jednak inną rolę i, pomimo tego, że razem mają stanowić zgrabną całość, to zadanie poszczególnych etapów jest zupełnie inne. Kiedy zrozumiesz tę logikę, dużo łatwiej będzie Ci projektować naprawdę dobre prezentacje.

Co jest CELEM Otwarcia prezentacji?

• Co jest celem Otwarcia każdego spotkania? 
• Na czym najbardziej zależy każdemu spikerowi? 
• Co spiker chce uzyskać w pierwszych sekundach czy minutach swojego wystąpienia?

Odpowiedź na te wszystkie pytania jest jedna: 

zdobyć uwagę i zainteresowanie słuchaczy lub publiczności. 

Jeśli w ten sposób będziesz myśleć o Otwarciu prezentacji, to znacznie łatwiej będzie ci zaprojektować je w znacznie bardziej atrakcyjny sposób. 

Przypomnij sobie wystąpienia, które zrobiły na tobie naprawdę bardzo dobre wrażenie. 

• • Co takiego zrobił lub powiedział spiker już na samym jej początku, że z chęcią wysłuchałeś jej do końca? 

Zwróć uwagę, że dobre Otwarcie potrafi zmienić całą prezentację. 

Z prezentacji, która nie zapowiada się ciekawie (albo powiedzmy wprost – patrząc na agendę spotkania wiemy, że jeśli nie będzie nudna to na pewno będzie to strata czasu) dobre Otwarcie potrafi zrobić coś genialnego i skupić uwagę całej publiczności od samego początku do samego końca. 

Nie jest sztuką zrobić ciekawą prezentację na mega ciekawy temat oczekiwany przez wszystkich słuchaczy. Podczas takiego wystąpienia forma prezentacji schodzi na plan dalszy. Wszyscy chcą tylko usłyszeć te treści na które nie mogą się już doczekać. Sztuką natomiast jest zrobić fajną, ciekawą i dynamiczną prezentację na temat, który z założenia może nie być ciekawy. Tutaj właśnie jest miejsce na zaprezentowanie swojego całego kunsztu prezentacyjnego.

Z drugiej strony słabe Otwarcie potrafi skutecznie zniszczyć każdą prezentację już na samym jej początku.Niejednokrotnie brałem udział w prezentacjach, które zapowiadały się bardzo ciekawie. Czekałem na to wydarzenie od dłuższego czasu a okazały się totalną klapą. Już po Otwarciu prezentacji wiadomo było, że nic z tego nie będzie. 

Dlaczego tak się dzieje?

Oczywiście powodów jest wiele Jednym z nich jest fakt, że prezenterzy niepotrzebnie skracają fazę Otwarcia chcąc jak najszybciej przejść do Części Głównej. Nie wykorzystują w pełni potencjału, który tkwi w Otwarciu prezentacji. Uważają, że jeśli tylko przedstawią siebie i temat spotkania to zadanie jest już wykonane i mogą przejść do zasadniczej części prezentacji 

Przypomnij sobie, ile razy byłeś uczestnikiem tego typu wystąpień i na ile wzbudziło ono twoje zainteresowanie i zaangażowanie. W wielu przypadkach jest to o wiele za mało, żeby „kupić” uwagę czy zaciekawienie publiczności. A przecież na tym najbardziej zależy każdemu spikerowi i taki powinien być cel Otwarcia twojej prezentacji.

Otwarcie prezentacji powinno być atrakcyjne zarówno w treści jak i w formie. 

Już od pierwszych sekund powinieneś zrobić wszystko, żeby zdobyć uwagę i zainteresowanie publiczności. Trochę jak w filmach Hitchcocka, który uważał, że „film powinien zaczynać się od trzęsienia ziemi, potem zaś napięcie … ma nieprzerwanie rosnąć”.

No to pozostaje pytanie: 

• Jak to zrobić?
• W jaki sposób wykorzystać potencjał Otwarcie?
• W jaki sposób zrealizować cel Otwarcia, jakim jest zdobycie uwagi twoich słuchaczy?

Nie możesz oczekiwać, że sam temat twojej prezentacji (umieszczony w agendzie, czy w zaproszeniu) zrobi na słuchaczach tak duże wrażenie jak na tobie. Może oczywiście tak się zdarzyć, ale nie powinieneś na to liczyć. Powinieneś przyjąć założenie, że twoich słuchaczy nie interesuje to, co chcesz im powiedzieć.

Jak zbudować Otwarcie prezentacji , aby zdobyć zainteresowanie i uwagę swoich słuchaczy?

Chciałbym zaproponować ci schemat konstruowania Otwarcia swojej prezentacji w taki sposób, aby mieć znacznie większe szansę na jej sukces. Schemat ten zakłada 4 elementy, które powinny być zawarte w każdym dobrym Otwarciu, którego celem jest skoncentrowanie całej uwagi słuchaczy na części Głównej twojej prezentacji.

Krok 1 Efektywnego Otwarcia: 

„Kup” uwagę publiczności 

Przyjmij założenie, że uczestnicy twojej prezentacji rozpoczynają spotkanie z gonitwą myśli, z różnymi problemami, z którymi wchodzą na salę, z różnymi emocjami. Niektórzy już czekają na twoje wystąpienie, inny zajęci są jeszcze swoimi sprawami i twoim zadaniem, na samym początku spotkania, jest skanalizowanie ich całej uwagi na sobie albo na temacie spotkania. 

Powinieneś zrobić coś, co sprawi, że uczestnicy prezentacji schowają telefony, przestaną ze sobą rozmawiać, zamkną swoje laptopy i zwrócą uwagę na to, co dzieje się na scenie. 

Pomyśl o tym w ten sposób - nie ma sensu rozpoczynać prezentacji, jeśli uwaga uczestników jest jeszcze rozproszona. Jako spiker powinieneś tym zarządzić. I to od samego początku. Pytanie tylko jak to zrobić.

Jak, w ciekawy sposób, rozpocząć prezentację?

• • Możesz zacząć np. od pytania skierowanego do słuchaczy.

Zróbmy mały eksperyment i zwróć uwagę na to, co się dzieje, kiedy zadam ci pytanie: 

• • Czy zwróciłeś już uwagę na to, jakie przedmioty w twojej sypialni mają kolor niebieski?

Zdecydowana większość z nas zaczyna szukać odpowiedzi na to pytania i zastanawia się: „Co w moim pokoju ma niebieski kolor?” 

Dzieje się tak dlatego, że ludzki umysł to taka perfidna bestia, która koncentruje się na znalezieniu odpowiedzi na pytanie, które słyszy. Bez względu na to, czego to pytanie dotyczy. A skoro tak się dzieje, to w pytaniach kryje się ogromny potencjał prezentacyjny. Zadając pytania (i to nawet retoryczne) możesz kierować uwagę słuchaczy tam, gdzie chcesz. Pytania absorbują publiczność. Każą im „poszukiwać odpowiedzi” jednocześnie kierując ich uwagę w stronę tematu twojego wystąpienia. 

Zadaj uczestnikom pytanie, które będzie skupiało ich uwagę w treść twojego spotkania i postaraj się, żeby było ono proste i zrozumiałe. Ważne jest, żeby pytanie nie wymagało dodatkowych wyjaśnień i żeby było jednoznaczne.

Jeśli np. podczas spotkania poruszasz temat ilości reklamacji możesz zacząć prezentację pytaniem np.:

• • Czy zastanawialiście się kiedykolwiek, ile telefonów odbiera codziennie dział reklamacji od naszych zewnętrznych klientów?

Tym jednym pytaniem zadanym na początku prezentacji skierujesz uwagę słuchaczy w odpowiednią stronę. Nie da się szukać odpowiedzi na takie pytanie i dalej z kimś rozmawiać albo sprawdzać co nowego na Instagramie.

Jeśli np. prowadzisz spotkanie dotyczące planowania lub efektywności osobistej możesz zapytać:

• • Czy pamiętacie, co robiliście we wtorek 11 sierpnia ubiegłego roku? albo
  • Czy liczyliście, ile godzin miesięcznie spędzacie w samochodzie?

• • Quiz

Skoro jesteśmy przy pytaniach to na samym początku spotkania możesz wykorzystać jakiś szybki quiz dla uczestników. Quizy bardzo angażują wszystkich uczestników. Wprowadzają formę zabawy i lekkiej rywalizacji na zasadzie „kto szybciej udzieli lepszej odpowiedzi, ten wygrywa”. Poza tym lubimy się sprawdzać w różnego rodzaju testach a to już samo w sobie często wystarczy, żeby skupić uwagę słuchaczy.

Np. na spotkaniu sprzedażowym czy marketingowym możesz powiedzieć coś takiego:

• • „Witam Państwa bardzo serdecznie i zanim przejdziemy do części głównej naszego spotkania mam dla Państwa quiz … albo … mam do Państwa pytanie z trzema sugerowanymi odpowiedziami. Jak się Państwo domyślacie tylko jedna odpowiedź jest prawidłowa a pytanie brzmi następująco. Wartość całej naszej sprzedaży w ostatnim kwartale wynosi X. Jaki procent tej wartości, Państwa zdaniem, stanowi sprzedaż wygenerowana za pomocą nowego kanału jakim jest strona internetowa)? Czy jest to 5% całej sprzedaży? Czy 10%? Czy może 20%? Kto z Państwa jest za odpowiedzią A? Ręka w górę. Kto za odpowiedzią B? A kto za odpowiedzią C?”

I już zarządzasz uwagą uczestników.

Jeśli chcesz podtrzymać zainteresowanie słuchaczy jeszcze dłużej, możesz im powiedzieć, że poprawnej odpowiedzi udzielisz na zakończenie spotkania, albo, że prawidłową odpowiedź słuchacze odkryją w trakcie prezentacji. Będą wtedy słuchać prezencji uważnie przez cały czas, aby wychwycić to, o co ich prosiłeś. 

• • Cytaty

Inną technikę, którą możesz zastosować na początku prezentacji, aby skupić uwagę słuchaczy to wykorzystanie jakiegoś dobrze pasującego do tematu spotkania cytatu. Zdania wypowiedziane przez innych, mądrych ludzi, którzy na dodatek postrzegani są jak autorytety w danej dziedzinie są bardzo pomocne. 

Np. na spotkaniu sprzedażowo-marketingowym możesz powiedzieć: 

• • „Interesy bez reklamy to jak mruganie w ciemności. Wiesz, co robisz, ale nikt inny tego nie widzi”.

Warto kolekcjonować ciekawe i inspirujące cytaty. Będziesz mógł je wykorzystać w wielu prezentacjach. W niektórych wypadkach warto podać autora. 

Na Otwarcie szkolenia z prezentacji bardzo często mówię coś takiego: 

• • „Winston Churchill, uważany za jednego z najlepszych mówców zeszłego stulecia powiedział kiedyś, że „ludzki mózg to zadziwiający organ – zaczyna pracować w chwili twoich narodzin i nie ustaje aż do momentu, gdy musisz stanąć na podium i wygłosić publiczną mowę”

Dobrze dobrany cytat nie tylko skupia uwagę, ale wprowadzą też odpowiedni nastrój podczas spotkania.

• • Anegdoty

Pożyteczne są też krótkie historyjki albo anegdoty, które wprowadzą słuchaczy nie tylko w temat, ale również w dobry nastrój. Warunek jest tylko jeden. Muszą pasować i do audytorium i do poruszanej kwestii. Pamiętaj, że najbezpieczniejsze i najzabawniejsze są anegdoty o sobie samym. Albo te ukazujące dystans do siebie. 

Kiedyś od jednego ze spikerów, wybitnego autorytetu w swojej dziedzinie, usłyszałem na początku spotkania coś takiego:

• • „Dzisiaj po południu będziecie uczyli się o ośmiu krokach w etycznym postępowaniu. W zasadzie jest dziesięć kroków, ale ktoś ukradł mi ostatnie dwie strony notatek.”

Oczywiste jest, że spiker niczego nie zgubił a jedynie, jak się popularnie mówi, „puszcza oko” do publiczności wprowadzając lekki stan rozbawienia. A w takim stanie emocjonalnym twoi słuchacze są bardziej otwarci na przekazywane przez ciebie treści.

• • Szokujące wejście

Szokujące wejście może mieć charakter albo zabawny albo poważny. 

Zabawny, kiedy np. wchodzisz w nieoczekiwanym stroju, albo na samym początku robisz coś nieoczekiwanego – coś co może zaszokować słuchaczy od samego początku jednocześnie zdobywając ich uwagę. 

Poważny charakter szokującego wejścia będzie wtedy, gdy np. spiker (np. manager zespołu sprzedażowego) wychodzi na scenę, przyjmuje pozycję prezentacyjną, w milczeniu nawiązuje intensywny kontakt wzrokowy z uczestnikami i bardzo poważnym tonem głosu mówi:

• • „Tracicie czas siedząc tu i słuchając mnie [pauza]. Chyba, że postąpicie według moich sugestii.”

Takie wejście robi mocne wrażenie. Oczywiście musi być ono dopasowane do odbiorców. Nie w każdym przypadku będziesz mógł je wykorzystać. Ale zwróć uwagę, jaki dodatkowy efekt spiker uzyskał. W pierwszym zdaniu zdobył uwagę słuchaczy i natychmiast na nich przeniósł odpowiedzialność za całe spotkanie.

Pamiętaj jednak, że niezależnie od tego jaki charakter szokującego wejścia wybierzesz (czy zabawny czy poważny), w jednym i drugim przypadku musisz być pewny siebie i uważnie dobierać słowa, żeby wywrzeć na audytorium odpowiednie wrażenie. 

• • Tło historyczne

Inną techniką skupiającą uwagę może być przedstawienie jakiegoś tła historycznego dotyczącego tematu wystąpienia. Technika ta często wybierana jest przy chronologicznym układzie prezentacji. Zdobywając uwagę słuchaczy na początku możesz powiedzieć coś takiego: 

• • „Dwadzieścia lat temu w tej firmie pracowało 5 osób i nikt nie myślał o sprzedażach powyżej 100 mln rocznie. Dzisiaj mamy na sali 78 osób i aż strach pomyśleć, co może się wydarzyć za 5 czy 10 lat.”

• • Bieżące sprawy

Ciekawą techniką na skupienie uwagi jest rozpoczęcie prezentacji od jakiejś bieżącej sprawy dotyczącej ostatnich wydarzeń. Prezenter wchodzi na spotkanie z tzw. NEWSem. Ciekawa informacja prasowa albo telewizyjna stanowi doskonały punkt wyjściowy do wystąpienia. Możesz powiedzieć coś takiego:

• • „Zanim zaczniemy nasze spotkanie chciałbym podzielić się z Państwem bardzo ciekawą informacją, którą usłyszałem w wywiadzie z Panem XZY. Otóż …. (i krótko prezentujesz jakąś ciekawą wiadomość związaną z tematem spotkania)”

• • Osobista historia lub doświadczenie

Inną technikę, którą możesz wykorzystać na zdobycie uwagi to podzielenie się ze słuchaczami jakąś osobistą historią lub doświadczeniem. Ludzie uwielbiają słuchać takie historyjki. Mam wrażenie, że uczestnicy częściej zapamiętują właśnie tego typu historie niż konkretne treści prezentacji. Wynika to może z tego, że bardzo mocno wpływają one na naszą wyobraźnię. 

Słuchając takie historie wizualizujemy je sobie w naszych głowach odczuwając przeróżne stany emocjonalne. Słuchając takich historii, słuchacze mogą również ocenić jak bardzo sami są zainteresowani prezentowanym tematem. Wykorzystując tę technikę na początku spotkania możesz powiedzieć np. coś takiego:

• • „Jako manager zauważyłem, że traciłem 30% swojego czasu na walkę z nieistniejącymi problemami. Pewnie wielu z Was jest w podobnej sytuacji. Moja praca całkowicie się zmieniła, gdy zacząłem wykorzystywać wpływ kontaktu osobistego z pracownikami. Zrozumiałem, że nie możesz niczego zrobić, dopóki nie zdobędziesz zaufania ludzi a wtedy wszystko idzie znacznie szybciej i znacznie łatwiej.”

• • Niezwykłe porównania

Inną techniką skupiania uwagi słuchaczy, która bardzo mocno działa na ich wyobraźnie są ciekawe (albo niezwykłe) porównania. Możesz w ten sposób przedstawić jakieś dane lub jakiś temat w zupełnie nowy sposób. Słuchacze zainteresują się takim porównaniem, gdyż wcześniej nie myśleli o temacie w ten sposób. A ty, w ten prosty sposób zdobywasz od razu ich uwagę. 

Kiedyś, na jednej z prezentacji związanej z tematem medycyny usłyszałem coś takiego:

• • „Liczba zgonów spowodowana chorobami związanymi z paleniem jest równa więcej niż trzem pełnym Jumbo Jet’om rozbijającym się codziennie.”

• • Zdjęcia lub film

Techniką, która praktycznie zawsze działa to wykorzystanie jakiegoś dobrego filmu lub zdjęć na początku prezentacji. Jeszcze zanim pojawi się slajd z tytułem spotkania. Oczywiście trzeba się do tego dobrze przygotować i poświęcić czas na poszukanie czego odpowiedniego, ale zdjęcia i filmy zawsze robią świetną robotę. 

• • „Proszę Państwa, zanim przejdziemy do głównej części naszego spotkania – chciałbym Państwu coś pokazać …w tym momencie spiker wycofuje się i puszczę kilka zdjęć lub dobrze dobrany do tematu spotkania film.

Tym prostym i bardzo skutecznym zabiegiem prezenter natychmiast skupia uwagę wszystkich na poruszanym temacie.

• • „Bohater” prezentacji

Jeszcze inną bardzo ciekawą techniką skupiającą uwagę jest wejście na prezentację z „czymś”. Tym „czymś” może być np. nowo podpisany kontrakt albo nowy produkt wprowadzany na rynek lub jakiś gadżet, który wykorzystasz podczas prezentacji. 

Widziałem kiedyś prezentację agenta firmy ubezpieczeniowej, który wszedł na prezentacje  …. z parasolką. I to na dodatek przy delikatnym podkładzie piosenki „I’m singing in the rain”. Takie wejście od razu skupia uwagę. Wszyscy odkładają swoje telefony i patrzą na prezentera. Wszyscy zastanawiają się „Co się będzie teraz działo?”. Podczas prezentacji spiker mówił o „parasolu” bezpieczeństwa na emeryturze i za każdym razem, kiedy mówił o tej „parasolowej” ochronie odwoływał się do fizycznego parasola, którego wniósł ze sobą na scenę.

Podobnie jak przy szokującym wejściu – pamiętaj, że tutaj również musisz być świetnie przygotowany i pewny siebie. Zaczynasz z górnego „C” i teraz chodzi o to, żeby w kolejnej sekundzie nie spaść na samo dno.

Mówię o tym dlatego, że do dobrego wejścia trzeba się naprawdę dobrze przygotować. Łatwo tutaj o jakieś potknięcie a pamiętaj „dobre, pierwsze wrażenie możesz zrobić tylko raz”.

Krok 2 Efektywnego Otwarcie

„Sprzedaj” uczestnikom korzyści ze spotkania

Teraz, kiedy już „kupiłeś” uwagę słuchaczy, powinieneś ich przekonać, że powinni dalej cię uważnie słuchać. Celem większości prezentacji i spikerów jest to, aby nie tylko zdobyć uwagę uczestników, ale również, aby utrzymać ją przez całe spotkanie.

Wejdź teraz na chwilę w buty odbiorców prezentacji i zadaj sobie bardzo ważne pytanie:

• • Kiedy my – słuchacze – jesteśmy czymś zainteresowani? 

Np. kiedy temat jest ciekawy i interesujący, ale przede wszystkim wtedy, kiedy temat dotyczy mnie i widzę z tego spotkania jakieś korzyści dla siebie. Jeżeli twoja prezentacja nie przynosi mi żadnych korzyści to będzie ci niezwykle ciężko utrzymać moją uwagę w trakcie tego spotkania. Więcej korzyści dla siebie będę miał … przeglądając pod stołem facebooka albo pocztę firmową.

Dlatego jednym z najważniejszych elementów Otwarcia jest zaprezentowanie uczestnikom korzyści dla nich płynących z tego spotkania. Sprzedaj słuchaczom tę prezentację. Uświadom im, po co się tutaj znaleźli. Co, dzięki tej prezentacji będą mogli robić: łatwiej, szybciej, taniej, efektywniej albo czego będą mogli uniknąć (jakich błędów, kosztów itp.).

Wystarczy zaledwie kilka zdań, ale wzmocnią one wrażenie, że warto się wysilić i skupić uwagę na tym, co masz do powiedzenia.

Ten krok nakręca emocjonalną sprężynę zaciekawienia i zainteresowania twoich słuchaczy. To właśnie w tym momencie twoi odbiorcy powinni usłyszeć dlaczego warto poświęcić kolejną godzinę, albo kolejne 15 minut swojego cennego życia na uważne wysłuchanie tej prezentacji.

Przypomnij sobie, co wiesz o audytorium i o jego potrzebach. Prezentując słuchaczom korzyści płynące z twojego wystąpienia, powinieneś się na nie powołać. 

Możesz powiedzieć coś takiego: 

• • „Podczas tego spotkania dowiecie się, w jaki sposób przygotować efektywną i efektowną prezentację, której efekt zaskoczy wszystkich. Odkryjecie na czym polega tajemnica sukcesu mistrzów prezentacji dzięki czemu unikniecie wielu kłopotów i niepowodzeń w trakcie swoich wystąpień. Nauczycie się zarządzać emocjami – nie tylko swoich słuchaczy, ale również swoimi własnymi zyskując pełną kontrolę nad całym spotkaniem.” 

Krok 3 Efektywnego Otwarcia

Zbuduj swój autorytet

Twoi słuchacze skoncentrowali już uwagę na tobie i na twojej prezentacji. Usłyszeli już dlaczego ten temat jest dla nich tak ważny i dlaczego powinni być nim zainteresowani. Teraz szukają odpowiedzi na pytanie, czy TY jesteś tą osobą, której mają wysłuchać. 

• • Kim jesteś? 
  • Jakie masz doświadczenie? 
  • Dlaczego to ty właśnie zabierasz głos w tej sprawie?

Na tym etapie wykorzystujesz jedno z silniejszych praw perswazji jakim jest Prawo Autorytetu. Prawo to mówi o tym, że „ludzie zyskują władzę nad innymi wtedy, gdy są postrzegani jako posiadający większą siłę, autorytet czy kompetencje”. Im silniejszy będziesz posiadać autorytet, tym łatwiej uczestnicy zaakceptują to, co chcesz im przekazać.

W tym kroku powinieneś więc powiedzieć słuchaczom, dlaczego czujesz się uprawniony do występowania w danej kwestii. Udowodnij, że masz doświadczenie. 

Należy to jednak zrobić w umiejętny sposób. Swój autorytet powinieneś zbudować delikatnie. 

Uważaj, żeby nie popaść w samochwalstwo, bo wywołasz efekt odwrotny do zamierzonego. Jeżeli powiesz, że jesteś najlepszym ekspertem w tej dziedzinie i to dobrze, że słuchacze są właśnie na twojej prezentacji, mogąc spijać słowa prawdy z twoich ust … będzie to brzmieć i śmiesznie i nieprofesjonalnie.

Aby zbudować swój autorytet wystarczy poświęcić temu kilka słów. 

Możesz np. powiedzieć coś takiego: 

• • „Przez ostatnie trzynaście lat zajmuję się tym tematem a od 9 lat specjalizuję się w zaawansowanych wdrożeniach na poziomie organizacji globalnych. Domyślam się więc z jakimi problemami możecie się borykać i z jakimi problemami możecie jeszcze spotkać się w przyszłości. Podczas tego spotkania podzielę się z wami całym moim doświadczeniem tak, abyście uniknęli tych najczęstszych błędów a z drugiej strony, abyście jak najszybciej mogli cieszyć się korzyściami płynącymi z tego rozwiązania.”

Jako słuchacz jestem teraz przygotowany na to, aby w temacie (który już mnie interesuje) wysłuchać właśnie ciebie. Teraz jesteś dla mnie ekspertem i masz całą moją uwagę.

Krok 4 Efektywnego Otwarcia

Przedstaw plan spotkania

Zwróć uwagę na to, że pierwsze trzy punkty Otwarcia miały na celu pobudzić emocjonalnie twoich słuchaczy. Skupić ich uwagę. Zaangażować ich w całe wydarzenie. Jest jeszcze czwarty element, który dopełnia efektywne Otwarcie prezentacji.

Niektórzy z nas lubią wiedzieć, co ich czeka i jak będzie wyglądało całe spotkanie. Dzięki temu łatwiej jest im podążać za tokiem twoich myśli. Łatwiej się skupiają, jeśli wiedzą, czego mogą się spodziewać. Zadbaj więc o to. 

Zaprezentuj tutaj krótko układ, plan i zasady całego spotkania. Nie musi mieć to charakteru jakiegoś oficjalnego oświadczenia czy prezentacji agendy. Bardzo często wystarczy kiedy powiesz: 

• • „Mam trzy sugestie, dzięki którym możecie poprawić jakość swojej pracy. I którymi chciałbym podzielić się z wami podczas dzisiejszego spotkania. Po pierwsze umiejętność definiowania odpowiednich celów. Po drugie umiejętność ustalania odpowiednich priorytetów. A po trzecie umiejętność zaplanowania ich na osi czasu. I teraz punkt po punkcie zajmiemy się tymi zagadnieniami. Spotkanie zakłada dużą interaktywność a przerwę planujemy o godzinie 13:00. Czy macie na tym etapie jakieś pytania?”

Struktura Otwarcia prezentacji:

1. Zdobądź i skanalizuj uwagę słuchaczy
2. Sprzedaj uczestnikom korzyści płynące z tego spotkania
3. Wzmocnij swój autorytet
4. Przedstaw układ, plan i zasady całego spotkania

Dlaczego Otwarciu prezentacji należy przygotować możliwie jak najlepiej?

Ważnym elementem jest rozkład tzw. krzywej uwagi skupienia. Rozkład tej krzywej mówi o tym, że najwyższy poziom uwagi i zainteresowania odbiorców jest na samym początku każdego spotkania. Później uwaga dynamicznie spada i później znowu nieco wzrasta pod koniec spotkania, ale już nigdy nie osiąga poziomu z samego początku spotkania.

Skoro więc krzywa uwagi skupienia mówi nam, że największe zainteresowanie i uwaga odbiorców są na samym początku każdego spotkania, oznacza to, że te pierwsze minuty mają decydujące znaczenie dla całej prezentacji. Po tych minutach (czyli po Otwarciu) twoi słuchacze już wiedzą, czy chcą tego dalej słuchać czy nie. Czy będzie to dla nich ciekawe i atrakcyjne spotkanie, czy też (jak to często bywa) będzie to zwykła strata czasu.

Kolejna sprawa to stres i zdenerwowanie, które dopada niektórych spikerów przed wejściem na scenę. Po kilku kolejnych minutach prowadzenia prezentacji większość spikerów zaczyna już normalnie oddychać, zaczyna już widzieć publiczność, nie mdleją, zaczynają już kontrolować siebie i swoje zachowania. Zaczynaja kontrolować wszystko dookoła. Ale na początku prezentacji może nas dopaść coś co nazywam „napięciem prezentacyjnym”. Napięcie to, w niektórych przypadkach, może nas nieco paraliżować i dlatego Otwarcie prezentacji powinno być opracowane w najdrobniejszych szczegółach. Powinieneś mieć je przećwiczone w najdrobniejszych szczegółach po to, żeby móc je w naturalny sposób odtworzyć z zamkniętymi oczami. Po to, żeby ewentualny stres nie zepsuł ci wstępu do całej prezentacji.

Jeśli nie wykorzystasz całego potencjału kryjącego się w tych pierwszych minutach spotkania, później może być ci już znacznie trudniej odbudować uwagę i zainteresowanie słuchaczy. Nie chce powiedzieć, że po fatalnym Otwarciu nie można uratować prezentacji, ale na pewno jest to już trudniejsza sytuacja. A nam chodzi o to, żeby ułatwiać sobie pracę a nie ją utrudniać.

Artur Raba