Giganci Zarządzania #16 - Zakończenie Prezentacji

Linki do social mediów:

Jeśli chcesz wesprzeć Podcast GIGANCI ZARZĄDZANIA kliknij tutaj:

https://patronite.pl/GiganciZarzadzaniaArturRaba 

Zacznij mnie obserwować tutaj:

https://www.instagram.com/artur_raba/ 

https://www.tiktok.com/@arturraba?lang=pl-PL 

https://www.linkedin.com/company/arturraba/?viewAsMember=true 

 

TREŚĆ:

W jaki sposób zakończyć prezentację, aby w pełni wykorzystać cały jej potencjał?

„Dziękuje bardzo za uwagę. To wszystko. Do widzenia.”

Wielokrotnie byłem niestety świadkiem zakończenia prezentacji, które wyglądało właśnie w ten sposób. Albo kiedy pozornie pewni siebie mówcy, nagle mruczą coś w rodzaju podziękowania i bez słowa wyjaśnienia siadają na swoje miejsce.

NIGDY NIE POPEŁNIAJ TEGO BŁĘDU!

• • Dlaczego Zakończenie prezentacji jest tak ważne?
  • Jak zakończyć prezentację, aby jej zapamiętywalność była możliwie jak największa? 
  • Co zrobić, aby prezentacja zakończyła się sukcesem?

Bo przecież o to najczęściej chodzi w większości prezentacji. Żeby odbiorcy jeszcze na długo po jej zakończeniu pamiętali jej najważniejsze treści.

Jak już wiesz z poprzedniego podcastu, na podstawie analizy rozkładu krzywej uwagi, koncentracja słuchaczy jest najbardziej natężona na początku i właśnie na końcu wystąpienia. Powinieneś więc w pełni wykorzystać drugi z najważniejszych etapów twojej prezentacji, jakim jest jej Zakończenie.

Zakończenie prezentacji odgrywa kolosalną rolę i często decyduje o jej powodzeniu lub totalnej klapie. Otwarcie prezentacji nadaje jej cały charakter i dynamikę. Zakończenie natomiast pozwala usystematyzować wszystkie informacje i „włożyć” je w umysły twoich słuchaczy tak, aby zapamiętali to, na czym najbardziej ci zależy.

Poniżej znajdziesz kilka bardzo praktycznych porad dotyczących zakończenia prezentacji i tego, w jaki sposób powinieneś je traktować.

RADA 1

Zakończenie twojej prezentacji jest kluczem do konstrukcji całego twojego wystąpienia.

Stephen Covey, autor bestsellera „7 Nawyków Skutecznego Działania”, pisze w swojej książce o Nawyku 2: zaczynaj z wizją końca. Pisze o tym, żeby przystępując do jakiegokolwiek działania, być świadomym efektu końcowego, który chcesz osiągnąć. Wielu prezenterów niestety robi kolosalny błąd budując swoje wystąpienie liniowo, czyli od początku do końca. Zastanawiają się, co powiedzieć na początku, co w części środkowej a „zakończenie to już będzie tylko jakieś krótkie podsumowanie i zbuduje się samo”. 

Zachęcam cię do absolutnie odwrotnego podejścia. 

W pierwszej kolejności zdefiniuj zakończenie swojego wystąpienia i 3 najważniejsze punkty lub wnioski, które chciałbyś, żeby twoi słuchacze zapamiętali z całej prezentacji. Wykorzystasz te punkty w podsumowaniu wystąpienia, ale przede wszystkim pomogą ci one w konstrukcji całej prezentacji od samego początku. Kiedy to zrobisz i zdefiniujesz „wizję końca” dużo łatwiej będzie ci teraz ułożyć prezentację krok po kroku. Będziesz wiedzieć jak rozpocząć, co powinno wydarzyć się w Części Głównej i na co położyć nacisk w całej prezentacji.

Podczas warsztatów z prezentacji wielokrotnie byłem świadkiem sytuacji, kiedy uczestnicy, po zdefiniowaniu „wizji końca”, czyli po określeniu tego, czym prezentacja powinna się tak naprawdę zakończyć, dochodzili do wniosku, że teraz muszą ją całą zmienić od samego początku.

Takie podejście pozwoli ci też eliminować niepotrzebne treści. 

Przy każdym nowym slajdzie zadaj sobie pytanie, czy ta informacja, którą właśnie chcesz wykorzystać, przybliża cię do któregoś z wniosków lub najważniejszych komunikatów, które chcesz zawrzeć w podsumowaniu swojej prezentacji. 

Jeśli NIE - to wyrzuć ją bez jakichkolwiek sentymentów.

Zbyt duża ilość wystąpień, które oglądałem była „zaśmiecona” niepotrzebnymi informacjami, co tylko prowadzi do szumu informacyjnego i braku zrozumienia wśród uczestników. Twoim celem nie jest podzielenie się ze słuchaczami całą swoją wiedzą, ale zrealizowania głównego celu prezentacji. Dlatego zacznij z wizją końca i zdefiniuj 3 najważniejsze punkty wokół których zbudujesz całe swoje wystąpienie. Pozwoli ci to skutecznie eliminować chęć dokładania dodatkowych, często zupełnie zbędnych treści. Uwierz mi – twoja prezentacja tylko na tym zyska.

RADA 2

Tzw. sesję pytań i odpowiedzi (Q&A) zaplanuj po Części Głównej, ale jeszcze przez Zakończeniem prezentacji.

Prezentacje bardzo często kończą się sesją Q&A i wielu prezenterów decyduje się na następującą kolejność: 

• • Wstęp – Część Główna – Zakończenie – Q&A 

Czasami formuła spotkania wymaga takiego podejścia. Jeżeli jednak masz wpływ na to, co i kiedy możesz zrobić, to zachęcam cię do stosowania innego układu: 

• • Wstęp – Część Główna – Q&A – Zakończenie

To podejście będzie dla Ciebie znacznie bezpieczniejsze i skuteczniejsze.

Dlaczego warto tak zaplanować Zakończenie, aby Q&A odbyło się przez Zakończeniem?

Pamiętaj proszę o tym, że uczestnikom pozostaje po spotkaniu w głowach to, co było na jej zakończeniu. Dlatego pierwsze i ostatnie słowo podczas prezentacji powinno należeć do ciebie. 

Poza tym, sesja Q&A może nie pójść po twojej myśli. Możesz spotkać się z uszczypliwymi pytaniami lub komentarzami mającymi na celu podważyć albo to, co powiedziałeś albo ciebie samego. W takim przypadku sesja Q&A może zniszczyć wcześniej wykonaną przez ciebie dobrą robotę prezentacyjną. Podsumowując prezentację po sesji Q&A będziesz mieć szansę na uratowanie efektów swojej pracy. 

W przypadku tak emocjonującej dyskusji, i to dyskusji, która nie rozwija się po twojej myśli, możesz powiedzieć coś takiego:

• • „Proszę Państwa, jeżeli Państwo pozwolicie zakończmy tę dyskusję na tym etapie. Emocje i argumenty, które się tutaj pojawiły wskazują tylko na to, jak pożądany to był temat i z jaki różnymi punktami widzenia możemy mieć do czynienia. A ja korzystając z okazji chciałbym przypomnieć Państwu, że celem naszego spotkania było zaprezentowane Państwu naszych nowych rozwiązań. Proszę pamiętać, że dzięki temu
    • oszczędzacie Państwo czas
    • redukujecie koszty o 37 % oraz 
    • eliminujecie ryzyko powtarzających się błędów o połowę.
  • Zachęcam Państwa do wdrożeń w jak najszybszym czasie, aby w pełni korzystać ze wszystkich korzyści z nich płynących, czego z całego serca Państwu życzę. Dziękuję i do zobaczenia.”

Stosując taki wybieg i zarządzając tą dyskusją i emocjami masz szansę skierować uwagę słuchaczy na to, co dla ciebie było najważniejsze i „wsadzić” uczestnikom w głowy to, na  czym najbardziej ci zależało. 

Kolejny powód, dlaczego sesję Q&A warto zrealizować przed a nie po Zakończeniu prezentacji, jest związany z tym, że wnioski z sesji Q&A będziesz mógł wykorzystać w swoim Zakończeniu. 

Dlatego też do treści przygotowanego przez ciebie wcześniej zakończenia nie przywiązuj się tak bardzo, bo może ono uleć poważnym zmianom. Oczywiście Zakończenie (podobnie jak Otwarcie) należy opracować i opanować w szczegółach, ale licz się z tym, że pojawią się w nim nieco inne treści wynikające bezpośrednio z przebiegu prezentacji. 

W zdecydowanej większości przypadków Zakończenie zrealizujesz tak, jak sobie je wcześniej przygotujesz, ale bądź otwarty na jego modyfikację. Ważne jest, żeby opanować samą strukturę Zakończenia i pamiętać z jakich etapów dobre Zakończenie powinno się składać. Treści mogą ulec zmianie.

Z drugiej strony należy zwrócić uwagę na bardzo ważną rzecz. 

Oczywiście łatwiej jest zakończyć całą prezentację, wykonać całą swoją robotę a potem zaprosić uczestników do sesji Q&A. Poza tym taka sesja realizowana przed Zakończeniem może nieco zdominować spotkanie i nie będziesz mieć okazji przeprowadzić Zakończenia. Tutaj jednak kłaniają się twoje umiejętności moderowania dyskusji a z całą pewnością sesja Q&A realizowana przed Zakończeniem jest bardziej efektywna. Powinieneś tylko w umiejętny sposób panować nad odbiorcami.

RADA 3

Przygotuj uczestników na Zakończenie.

Zakończenie nie może nastąpić niespodziewanie. 

Powinno być przewidywalne, żeby maksymalnie przykuć uwagę audytorium i wykorzystać wzrost ich zaangażowania. 

Jak to zrobić?

Zwróć uwagę, co się dzieje, kiedy słyszysz takie zwroty:

• • Proszę Państwa - Chciałbym zakończyć dzisiejsze spotkanie pozostawiając państwa z następującymi przemyśleniami...
  • Podsumowując dzisiejszą prezentację, pragnę podkreślić, że...
  • Rozpocząłem tę prezentację, dzieląc się z Państwem ideą, której celem było...
  • Zamykając dzisiejsze spotkanie, chciałbym poprosić Państwa o ...
  • Konkludując to, o czym dzisiaj mówiliśmy, wyzwanie, jakie stoi przed nami jest następujące...
  • Podsumowując całą prezentację - głównymi punktami, jakie powinniśmy rozważyć są...

Zwróć uwagę, co się dzieje, kiedy sam słyszysz któreś z tych twierdzeń. Następuje wewnętrzna mobilizacja, bo wiesz, że prezentacja zbliża się do końca a na końcu … zawsze są najważniejsze wnioski i podsumowania. 

Wykorzystuj więc ten prosty patent i przygotuj odbiorców swojej prezentacji na etap Zakończenia. Łatwej skoncentrujesz wtedy ich uwagę a oni łatwiej zapamiętają to, co chcesz im przekazać. A przecież o to, w tym wszystkim chodzi.

RADA 4

Nawiąż do „zaczepki”z Otwarcia

Eleganckim wstępem do zakończenia byłoby nawiązanie do „zaczepki”, którą wykorzystałeś podczas Otwarcia, aby skanalizować uwagę odbiorców.

Na początku spotkania:

• • zadałeś uczestnikom jakieś pytanie
  • przeprowadziłeś jakiś quiz
  • użyłeś cytatu
  • opowiedziałeś jakąś anegdotę
  • zrealizowałeś Szokujące Wejście
  • przedstawiłeś jakieś tło historyczne
  • zaprezentowałeś jakiego NEWSa
  • podzieliłeś się jakąś osobistą historią albo doświadczeniem
  • przedstawiłeś jakieś ciekawe porównanie
  • zaprezentowałeś zdjęcia albo film
  • wykorzystałeś jakiś gadżet
  • … cokolwiek

Teraz dobrze byłoby do tego nawiązać.

Po sesji Q&A możesz powiedzieć coś takiego:

• • „Proszę Państwa, podsumowując nasze dzisiejsze spotkanie chciałbym nawiązać do jego początku. Na początku prezentacji zadałem Państwu pytanie… Kończąc nasze spotkanie mam nadzieję, że znacie już Państwo odpowiedź na to pytanie”

Nawiąż do tego, co działo się na początku i przypomnij cel całego spotkania. Dzięki temu nadasz całej prezentacji elegancką ramę. Prezentacja czymś się zaczęła i tym samym elementem się kończy. Wtedy całość robi wrażenie profesjonalnie przygotowanego wystąpienia.

RADA 5

Pamiętaj o konstrukcji zakończenia.

Zamknięcie prezentacji składa się z końcowych stwierdzeń i podsumowań dotyczących tematu całego spotkania. Dzięki temu słuchacze będą skłonni zapamiętać najważniejsze przekazy twojej prezentacji. 

Dobrze zrealizowane Zakończenie może zdecydować o tym, czy słuchacze zapamiętają to, o czym mówiłeś czy też szybko o tym zapomną.

KROK 1 Zakończenie

Powtórzenie Celu

Pierwszym krokiem Zamknięcia jest powtórzenie albo przypomnienie celu prezentacji. W Otwarciu prezentacji przedstawiłeś cel całego spotkania. W Zakończeniu cel powinien zostać powtórzony wraz z kilkoma korzyści dla odbiorców.

• • „Podsumowując, celem mojej prezentacji było przedstawienie wam, dlaczego wyniki budżetu były przeszacowane. Kiedy zrozumiemy przyczyny, będziemy mogli szybko poprawić trafność naszych decyzji, co polepszy naszą efektywność, eliminując potrzebę ciągłego korygowania budżetu w ciągu roku.”

KROK 2 Zakończenia

Podsumowanie najważniejszych wniosków z prezentacji

Drugim krokiem Zamknięcia jest podsumowanie prezentacji przy użyciu 3 - 5 najważniejszych punktów lub wniosków z niej płynących. 

Zadaj sobie pytanie: 

• • „Jakie fakty lub informacje słuchacze powinni zapamiętać opuszczając prezentację?” 

Określ swoje priorytety. 

Punkty te powinny być krótkie i zwięzłe. Dzięki temu będą one łatwe do zapamiętania przez słuchaczy. Używaj zdań prostych w swojej budowie – bez dodatkowych treści czy przykładów. Dzięki temu zapamiętywalność tych wniosków będzie znacznie większa. 

Pomocne jest również ponumerowanie punktów. 

Technika ta dodatkowo zwiększy uwagę słuchaczy i ich skłonność do zapamiętania.

• • „Zapamiętajcie proszę trzy najważniejsze elementy całego spotkania:
    • Po pierwsze, analiza realizacji poprzedniego budżetu pozwala lepiej zrozumieć przyczyny naszych decyzji (tych dobrych i tych złych).
    • Po drugie, korzystanie z narzędzi planowania ma bezpośredni wpływ na naszą efektywność. 
    • Po trzecie i najważniejsze, to cały zespół jest odpowiedzialny za efektywność planowania i realizacji budżetu.”

KROK 3 Zakończenia

Zachęta do Działania

Trzecim i ostatnim krokiem Zamknięcia jest zachęcenie słuchaczy do zrobienia czegoś po prezentacji. Możesz ich zachęcić do jakiegoś działania lub do zastosowania usłyszanych wiadomości albo przynajmniej do zastanowienia się nad czymś. 

Każda prezentacja powinna zakończyć się formą „wydania jakiegoś polecenia publiczności”. Z jakiegoś powodu zrobiłeś tę prezentację i przekazałeś odpowiednie treści. Teraz słuchacze powinni usłyszeć, co mają z tym wszystkim zrobić po prezentacji.

Możesz zachęcić do działania poprzez, np.:

• określenie celu:

„Powinniśmy postawić sobie za cel podejmowanie lepszych decyzji, co usprawni proces planowania i budżetowania.”

• rzucenie wyzwania słuchaczom:

„W trzecim kwartale nasze wyniki nie powinny odbiegać od przedstawionych standardów o więcej niż 5%.”

• podanie przykładu zastosowania wiadomości:

„Zastosowanie tej metody w latach 2018-2020 zaowocowało zmniejszeniem wydatków o 35%, co było najlepszym wynikiem w całej dekadzie.”

• przytoczenie ważnej historii lub cytatu:

„Winston Churchill powiedział: „Czasami ludzie potkną się o prawdę. Ale prostują się i idą dalej, jakby nic się nie stało.” Nie pozwólmy sobie na niezauważanie prawdy i nie-naprawianie błędów niewłaściwego działania. Powinniśmy zrobić wszystko, aby zarządzanie budżetem było jak najbardziej efektywne.”

RADA 6

Pamiętaj o formie Zakończenia.

W początkowej części prezentacji przedstawiłeś swoje zamiary oraz powody, dla których słuchacze powinni zainteresować się tematem twojego wystąpienia. W Części Głównej kreowałeś zainteresowanie używając przykładów, środków wizualnych i innych technik prezentacyjnych. Teraz, w Zamknięciu, chcesz podsumować wszystko, co zostało powiedziane w dobitnej, łatwej do zapamiętania formie, którą słuchacze mogą natychmiast użyć lub zastosować po zakończeniu prezentacji. 

Niezależnie od długości całej prezentacji Zamknięcie powinno być stosunkowo krótkie i skondensowane. Używaj prostych i w pełni zrozumiałych stwierdzeń. Nie przeciągaj Zakończenia. Nie dokładaj nowych treści. 

Obserwując niektórych prezenterów można odnieść wrażenie, że niezwykle ciężko jest im rozstać się z publicznością. Im Zakończenie prostsze i bardziej „po żołniersku”, tym lepiej. 

Bardzo ważna jest również twoja energia i mowa ciała. Wielokrotnie widziałem prezentacje podczas których można było odnieść wrażenie, że pierwszą osobą, która najbardziej cieszy się z jej Zakończenia … jest sam spiker, który kończy prezentację z westchnieniem ulgi.

Niezależnie od tego, jak sam się czujesz i jak bardzo jesteś zmęczony powinieneś zakończyć mocno, wyraźnie i z energią. Jeżeli chcesz wypuścić swoich słuchaczy naładowanych odpowiednią energią powinieneś uwolnić w sobie dokładnie te same emocje i „zarazić” publiczność swoim stanem emocjonalnym. 

Podsumowując ten temat chciałbym przypomnieć, że celem tego odcinka podcastu było zwrócenie twojej uwagi na rolę i znaczenie Zakończenia prezentacji. Zapamiętaj proszę 3 punkty:

1. zakończenie powinno być krótkie i rzeczowe – „po żołniersku”
2. na tym etapie nie wprowadzaj już żadnych dodatkowych informacji czy danych
3. zdefiniuj trzy najważniejsze punkty lub wnioski i powiedz swoim słuchaczom, co mają zrobić z tą informacją po prezentacji.

Zachęcam cię, abyś od tej pory każdą swoją prezentację i jej Zakończenie konstruował według tego schematu a gwarantuję ci, że jej efekt zaskoczy nawet ciebie. 

Życzę ci samych sukcesów a jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące prezentacji napisz do mnie. 

Artur Raba