Giganci Zarządzania #18 - Część Główna Prezentacji

Linki do social mediów:

Jeśli chcesz wesprzeć Podcast GIGANCI ZARZĄDZANIA kliknij tutaj:

https://patronite.pl/GiganciZarzadzaniaArturRaba 

Zacznij mnie obserwować tutaj:

https://www.instagram.com/artur_raba/ 

https://www.tiktok.com/@arturraba?lang=pl-PL 

https://www.linkedin.com/company/arturraba/?viewAsMember=true 

 

TREŚĆ:

Jak skonstruować przemówienie i prezentację, aby wyczerpać temat, a nie słuchaczy.

W poprzednich podcastach mówiłem o roli i znaczeniu Otwarcia oraz Zakończenia prezentacji. Dowiedziałeś się, jak skonstruować Zakończenie „zapadające w pamięć”. Poznałeś Strategie Otwarcia mające na celu skupić uwagę słuchaczy od pierwszych twoich słów i „nakręcić sprężynę ich zaciekawienia”. 

Pozostaje jednak pytanie: 

• • Co zrobić w Części Głównej Prezentacji, żeby nie zmarnować efektu Otwarcia a nawet jeszcze bardziej go podkręcić? 

Jak wiesz, szczególną wagę przywiązuje do Otwarcia prezentacji, bo to właśnie Otwarcie decyduje o tym, czy odbiorcy twojej prezentacji będą chcieli nadal cię słuchać czy nie.

Pamiętasz może jak wspominałem o Krzywej Skupienia Uwagi. 

Krzywa ta pokazuje jak rozkłada się uwaga i zaciekawienie słuchaczy w trakcie spotkania i okazuje się, że najwyższy poziom skupienia jest właśnie na początku. Wydaje się to też logiczne. Na początku wszyscy są ciekawi tego, co zrobisz. Są ciekawi, jak rozpocznie się całe spotkanie i czy będzie interesujące.

Przerażające jest to, że po tych kilku minutach od rozpoczęcia spotkania krzywa skupienia pikuje w dół. Podnosi się jeszcze pod koniec spotkania, kiedy spiker robi podsumowanie i wszyscy wydobywają z siebie resztki energii, żeby wysłuchać najważniejszych treści w pigułce. Jednak krzywa ta i poziom skupienia nie osiąga już  nigdy poziomu z początku spotkania.

To, że w części głównej prezentacji krzywa skupienia jest na najniższym poziomie też wydaje się naturalne. Ta część prezentacji jest po prostu najdłuższa. Podczas Otwarcia i Zakończenia słuchacza są w stanie wykrzesać z siebie maksimum uwagi, ale w Części Głównej niezwykle ciężko jest utrzymać słuchaczom swoje zainteresowanie na stałym, wysokim poziomie. Naturalne jest to, że podczas dłuższego spotkania nasze myśli odlatują gdzieś dalej od tematu prezentacji. Nagle przypomni ci się, co jeszcze musisz zrobić w pracy, jakiego maila wysłać albo, że za 30 minut dziecko kończy szkołę. 

Okazuje się więc, że im dłuższa prezentacja, tym bardziej prawdopodobne, że spiker będzie tracił (przynajmniej chwilowo) uwagę swoich odbiorców. Pamiętaj proszę, że jeżeli, jako spiker, masz poczucie, że nie masz kontaktu z odbiorcami, że cię nie słuchają a ich uwaga jest rozproszona, to zawsze jest to twoja wina. Nie obrażaj się na odbiorców, tylko zadaj sobie pytanie: 

• • Co mogę zrobić, aby zainteresować słuchaczy tematem mojej prezentacji? 
  • Co mogę zrobić, aby zaangażować ich w to spotkanie?

Poniżej znajdziesz kilka pomysłów i technik, które możesz wykorzystać w Części Głównej swojego wystąpienia, aby utrzymać skupienie słuchaczy albo nawet podsycić ich zainteresowanie twoją prezentacją jeszcze bardziej.

Wskazówka 1

Informuj uczestników o etapie prezentacji i rób częściowe podsumowania.

Ta prosta strategia w ogromnym stopniu wpływa na zapamietywalność najważniejszych treści i pomaga uczestnikom w podążaniu za twoim wystąpieniem. Regularnie informuj słuchaczy na jakim etapie prezentacji jesteś. Rób częściowe podsumowania poszczególnych części prezentacji i informuj słuchaczy, czego już się dowiedzieli i co ich czeka w dalszej części. 

Ta prosta i łatwa do zastosowania strategia pozwoli twoim słuchaczom monitorować przebieg prezentacji a to z kolei wpływa na ich koncentrację. Podsumowania poszczególnych części prezentacji pomogą ci też usystematyzować przekazywane informacje a słuchaczom ułatwią ich zapamiętanie.

Kończąc jeden temat, zanim przejdziesz do kolejnego punktu twojej prezentacji, może powiedzieć coś takiego:

• • „Proszę Państwa, podsumowując pierwszą część naszego spotkania pragnę podkreślić, że przedstawiony problem stanowi spore wyzwanie nie tylko dla managerów, ale również dla samych pracowników. Zbyt duże zespoły uniemożliwiają skuteczne zarządzanie poszczególnymi osobami a brak narzędzi wspierających rozwój pracownika tylko pogłębia ten problem. Zanim przejdziemy do drugiej części spotkania, w której zapoznacie się Państwo z propozycją rozwiązania tej sytuacji, chciałbym zapytać, czy macie Państwo jakieś pytania?”

Taki prosty przekaz ma jednak duże znaczenie. 

Nadaje twojej prezentacji bardziej czytelną i przejrzystą strukturę. Prezentacja robi wówczas wrażenie bardziej „poukładanej i logicznej” i jednocześnie wzmacnia twój profesjonalny wizerunek.

Wskazówka 2

Wykorzystuj środki audio-wizualne w trakcie prezentacji.

Dobrze dobrany film lub zdjęcie potrafi wywołać piorunujące wrażenie na słuchaczach. Publiczność lubi, kiedy prezentacja jest uatrakcyjniona zdjęciami i filmami. Zastanów się, czy niektórych treści nie możesz zastąpić jakąś dobrze dobraną wizualizacją. Przedstawienie niektórych treści na tle atrakcyjnego zdjęcia w większym stopniu przyciągnie uwagę twoich słuchaczy niż slajd zapełniony treścią. 

Dobrze dobrane filmy działają jeszcze lepiej. Multimedia mogą wprowadzić element humorystyczny, mogą rozluźnić publiczność a wówczas łatwiej będzie ci przekazać te „poważniejsze” treści. 

Zwróć uwagę na to, że zdjęcie lub film może być również bardzo ciekawym i atrakcyjnym wprowadzeniem do nowego tematu podczas prezentacji lub doskonałym tłem dla twoich podsumowań. 

Jedna tylko uwaga – uważaj, by takie środki audio-wizualne nie zdominowały twojego wystąpienia. Mają one wspierać twój przekaz i pomagać, ale nie powinny cię zastępować. Pamiętaj, że najważniejszym środkiem audio-wizualnym podczas prezentacji jesteś ty sam. Twoje audio – Twój głos – Twój visual – Twój wygląd i Twoje zachowania.

Wskazówka 3

Wykorzystuj potęgę komunikacji niewerbalnej podczas prezentacji.

Podczas prezentacji, każdy spiker chce wywołać odpowiednie emocje.

Pamiętaj jednak, że emocje są zaraźliwe. Jeżeli chcesz zaciekawić lub zainspirować słuchaczy swoją prezentacją zadbaj o odpowiednią komunikację niewerbalną. Twoja mimika, uśmiech, gesty, postawa, sposób poruszania się, kontakt wzrokowy, w dzisiejszych czasach prezentacji online twoja praca głosem, odpowiednia intonacja czy dobrze odmierzona pauza zastąpi dziesiątki slajdów, które chcesz pokazać. 

Zbyt często odnoszę wrażenie, że spikerzy zamiast pracować „sobą” podczas wystąpienia, próbują schować się za prezentacją PowerPoint. Jeszcze raz podkreślę - pamiętaj, że najważniejszym środkiem audiowizualnym podczas prezentacji jesteś ty sam. Zachęcam cię, żebyś od czasu do czasu przeprowadził prezentację bez slajdów. Zobaczysz, jak ogromne wrażenie robi to na odbiorcach i jak łatwo jest wtedy skupić ich uwagę.

Wskazówka 4

„Mostuj” tematy prezentacyjne.

Jedna z ważniejszych zasad dobrej prezentacji mówi, że „treści na slajdzie nigdy nie powinny wyprzedzać spikera”. Każdy dobry mówca powinien posiadać umiejętność „budowania pomostu” do kolejnego slajdu lub kolejnego tematu. 

Co to oznacza? 

Chodzi o to, że zanim pojawi się kolejny slajd spiker robi wprowadzenie do prezentowanych na nim treści, np. zadając pytanie publiczności albo przygotowując słuchaczy do tego, co za chwilę pojawi się na kolejnym slajdzie, mówiąc np. mówiąc coś takiego:

• • „Pewnie nie możecie się już Państwo doczekać, żeby poznać wyniki tego badania. Na kolejnym slajdzie zobaczycie Państwo, która strategia okazała się najbardziej skuteczna.”

I dopiero w tym momencie przełącza slajd prezentujący wyniki prezentowanego badania.

Taki sposób prowadzenia prezentacji robi niezwykle profesjonalne wrażenie. Spiker prowadzi prezentację „jak po sznurku” i przekazuje odpowiednie treści dokładnie w tym momencie, w którym należy. Aby uzyskać taki efekt musisz jednak perfekcyjnie znać swoją prezentację, dokładnie wiedzieć co znajduje się na kolejnych slajdach i co chcesz powiedzieć lub zrobić zanim go wyświetlisz. Gwarantuję ci jednak, że wysiłek się opłaca. Od takich prezentacji trudno oderwać wzrok. 

Niestety zbyt często widzę inną technikę stosowaną przez spikerów. Technikę tę nazwałem „slajd, który zaskoczył spikera”. Na pewno widziałeś to nie raz, kiedy to sam spiker jest zaskoczony tym, co widzi na włączonym właśnie slajdzie i dopiero patrząc na te treści podejmuje próbę ich interpretacji. Albo bardzo często mówi: „Proszę Państwa - Ten slajd w zasadzie nie jest taki ważny. Przejdźmy dalej.” MASAKRA!

Wskazówka 5

Odwołuj się do emocji podczas prezentacji 

Zarządzanie emocjami słuchaczy jest kluczem do sukcesu prezentacji. Opowiadaj o negatywnych konsekwencjach prezentowanych problemów wywołując „nieprzyjemne” emocje takie jak: niechęć czy frustracja lub przynajmniej wywołując nastrój powagi i zamyślenia. Dzięki temu wykreujesz wśród słuchaczy „potrzebę zmiany sytuacji na lepsze”. 

Emocje są podstawą każdej dobrej prezentacji. 

Kiedy będziesz prezentował propozycje przygotowanych rozwiązań otwartość publiczności na twój przekaz będzie wtedy znacznie większa. Jeśli na dodatek przy okazji wywołasz „przyjemne” emocje ulgi, nadziei czy satysfakcji, zaciekawienia lub inspiracji wówczas sukces masz murowany.

Straszne jest, jeśli prezentacja w żaden sposób nie wpływa na zmianę emocji odbiorców. Oczywiście jeszcze gorsze jest to, kiedy spiker wywołuje nie takie emocje jak powinien i słuchacze, którzy przyszli na spotkanie zaciekawieni a wychodzą ze spotkania zniesmaczeni.

Wskazówka 6

Stosuj „triady” prezentacyjne

Triady to 3 elementy stanowiące pewną całość. 

Np. agenda spotkania przedstawiona w 3 punktach.

Albo 3 najważniejsze wnioski przedstawione na zakończenie prezentacji. 

Okazuje się, że publiczność łatwiej zapamiętuje 3 punkty niż 4 czy 5. Dlatego

prezentuj temat swojego wystąpienia, agendę prezentacji lub wnioski z prezentacji w trzech punktach. Stosuj triady prezentacyjne. 

Możesz np. powiedzieć coś takiego:

• • „Kończąc drugą część naszego spotkania proszę zapamiętać, że decydując się na to rozwiązanie:

1. 1. Po pierwsze macie Państwo do dyspozycji bardzo skuteczne narzędzie wspierające rozwój pracownika.
   2. Po drugie jeszcze bardziej angażujecie Państwo współpracownika w realizację jego rocznych celów.
   3. I po trzecie – możecie Państwo zaimplementować to rozwiązanie natychmiast zyskując jeszcze większą kontrolę nad procesem rozwoju całej organizacji.”

Wskazówka 7

Stosuj powtórzenia w prezentacji

Pamiętasz słynne „I HAVE A DREAM” Martina Luthera Kinga? 

Z całą pewnością TAK. 

A pamiętasz może o czym dokładnie było mowa w pierwszej, drugiej czy trzeciej części tego wystąpienia? 

Tutaj nie byłbym już taki pewny. 

Jednak Martin Luther King, dzięki licznym powtórzeniom tego zdania doprowadził do tego, że do dzisiaj każdy z nas pamięta jego słynne I HAVE A DREAM. Było to jak refren piosenki. Z piosenkami zresztą jest podobnie – nawet z tymi najbardziej popularnymi. Zwrotek (a szczególnie drugiej lub trzeciej) nie pamiętamy tak dobrze jak refrenu. 

Co zyskujesz dla siebie dzięki powtórzeniom?

Ze względu na częste powtórzenia „refrenu” swojego wystąpienia doprowadzisz do tego, że wszyscy uczestnicy twojej prezentacji zapamiętają to zdanie jako „melodię przewodnią” twojego spotkania. 

Kiedyś miałem okazję wziąć udział w prezentacji, podczas której spiker kilkakrotnie powiedział „Bo najważniejszy jest dla nas klient”. Zdanie to padało w różnych momentach prezentacji, w różnych kontekstach, ale padało tak często, że do dzisiaj pamiętam, że dla tej firmy „najważniejszy jest klient”.

Zastanów się, co mogłoby stanowić „refren” twojej prezentacji i zaplanuj wielokrotne wykorzystanie tego zdania podczas swojego wystąpienia. Pamiętaj tylko, żeby zdanie to było proste i łatwo do zapamiętania.

Wskazówka 8

Podawaj przykłady w trakcie prezentacji

Prezentacja jest tym bardziej atrakcyjna, im więcej konkretnych przykładów i historii związanych z prezentowanymi treściami uczestnicy mogą usłyszeć. Dużo częściej zapamiętujemy właśnie te przykłady podane przez spikera niż specyficzne schematy, standardy czy treści ze slajdów. 

Podając przykłady możesz powołać się na swoje doświadczenia lub doświadczenia innych osób. Nie ma to większego znaczenia. Znaczenie ma to, żeby tych przykładów było dużo. Uczestnicy wówczas nie tylko przyjmują informacje do wiadomości, ale od razy przypominają sobie własne sytuacje, w których mogliby zastosować prezentowane rozwiązania. Utożsamiają się wówczas z tobą i prezentowanymi przez ciebie treściami. 

Ich gotowość do wykorzystania w praktyce uzyskanych informacji będzie tym większa, im częściej na konkretnych przykładach pokażesz im, co mogą zrobić z prezentowaną informacją. Mistrzów prezentacji można poznać po tym, kiedy mówią, np. coś takiego:

• • „Kiedy pokazuję to zestawienie to przypomina mi się pewna sytuacja. Otóż…” i przedstawiają tutaj jakiś konkretny przykład.
  • „W jakiej sytuacji możecie Państwo to wykorzystać? (pauza) Wyobraźcie sobie Państwo klienta, który…”

Swoją historią spiker przenosi wówczas uczestników w świat wyobraźni niezwykle mocno oddziałując na ich emocje. Poza tym każdy z nas lubi słuchać historyjek i różnych przykładów z życia czy doświadczenia spikera. A to już samo w sobie bardzo uatrakcyjnia przekaz. Im więcej podasz konkretnych przykładów i im częściej podzielisz się swoim konkretnym doświadczeniem, tym lepiej dla całej prezentacji.

Wskazówka 9

Uplastyczniaj język prezentacji

Tłumacz liczby, wymiary, parametry czy statystyki na obrazy. Stosuj bardziej plastyczny i wizualny język. Dzięki temu będziesz wpływać na wyobraźnię słuchaczy. 

Twoje zadanie nie polega na tym, żeby podać dokładną liczbę, wymiar lub wynik, który znajduje się na slajdzie. Możesz przyjąć założenie, że uczestnicy twojej prezentacji potrafią czytać i nie musisz tego robić za nich. Twoją rolą jest nadać tym „suchym” informacjom znaczenie, wyjaśnić z czego one wynikają, zinterpretować je lub porównać do czegoś.

Im częściej zastosujesz taką strategię (szczególnie przy prezentowaniu „suchych” informacji jak wyniki lub statystyki), tym bardziej zwiększysz atrakcyjność swojej prezentacji. Skupienie uczestników będzie wówczas znacznie większe. 

Poza tym gwarantuję ci, że słuchacze częściej zapamiętają twoje porównania niż „suche” liczby, statystyki i dane. Dodatkową korzyścią jest również to, że dłużej pozostaną im one w pamięci. Ja do dziś pamiętam szereg tego typu porównań a nie pamiętam specyficznej liczby czy wymiaru z nimi związanymi. 

Np. kiedyś jeden z mówców porównał wymiar guza mózgu podczas swojej prezentacji do wielkości piłeczki pingpongowej i do dziś widzę tę piłeczkę przed oczami. Innym razem usłyszałem jak ktoś porównał liczbę klientów i do liczby mieszkańców Poznania. Nie wiem, ile dokładnie Poznań ma mieszkańców, ale kiedy usłyszałem to porównania to pomyślałem „O cholera – to pewnie dużo!”.  Tak działają porównania - pamiętamy je przez długi czas a na tym powinno bardzo ci zależeć. 

Wskazówka 10

Angażuj słuchaczy podczas prezentacji.

Im częściej uczestnicy Twojej prezentacji będą musieli coś zrobić lub powiedzieć, tym bardziej będą skupieni i zaangażowani w Twoje wystąpienie. Wystarczy, że wydasz publiczności jakieś polecenie albo poprosisz ich o coś. 

Nie da się realizować jakiegoś zadania i „nie być obecnym podczas prezentacji. Zadaj publiczności pytanie, wywołaj dyskusję, sprowokuj do komentarzy, poproś o głosowanie przez podniesienie ręki – cokolwiek, np.:

• • „Kto z Państwa spotkał się do tej pory z taką sytuacją? Proszę podnieść rękę”.

Doskonałym narzędziem angażującym słuchaczy są różnego rodzaju quizy. Lubimy gry i zabawy a quizy mogą być doskonałą formą zabawy z publicznością. Mogą też być atrakcyjnym narzędziem weryfikującym zapamiętanie przez uczestników najważniejszych treści (np. na koniec prezentacji lub po ważnych jej blokach). Mogą też być doskonałym wprowadzeniem do kolejnego tematu.

• • „Kto z Państwa jest za odpowiedzią A? Ręka w górę. 
  • Kto za odpowiedzią B? A kto za odpowiedzią C? 
  • Odpowiedź na pytanie znajdziecie Państwo na kolejnym slajdzie.” 

I przy okazji masz piękne mostowanie tematu.

Techniki skupiania uwagi słuchaczy podczas prezentacji

Wszystkie te strategie czy też techniki nastawione są na zaangażowanie słuchaczy w Część Główną twojej prezentacji a pamiętaj - zaangażowany słuchacz to sukces twojej prezentacji!

Dla przypomnienia raz jeszcze:

1. Informuj o etapie prezentacji i stosuj częste podsumowania
2. Wykorzystuj środki audio-wizualne
3. Wykorzystuj potęgę komunikacji niewerbalnej
4. Mostuj tematy
5. Odwołuj się do emocji
6. Stosuj triady prezentacyjne
7. Stosuj powtórzenia 
8. Podawaj przykłady i opowiadaj historie związane z prezentowanym tematem
9. Uplastyczniaj swój język i stosuj porównania
10. Angażuj słuchaczy 

Na koniec mam dla ciebie jeszcze jedną radę. Eksperymentuj z różnymi pomysłami. Podglądaj nowe rozwiązania. Wprowadzaj zaskakujące podejścia. Wzmacniaj swój wizerunek profesjonalnego mówcy a z zaskoczeniem odkryjesz jak szybko twoje prezentacje staną się nie tylko efektywne, ale i efektowne – czego z całego serca ci życzę. 

Artur Raba