#33 Układy Prezentacji

Jak zbudować całą prezentację od początku do końca?
Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak układ prezentacji wpływa na jej efektywność?
Co zrobić, kiedy masz zaprezentować ten sam albo bardzo podobny temat do tej samej grupy odbiorców, a nie chcesz powtarzać dokładnie tej samej prezentacji?

Dziś poznasz 5 najczęściej spotykanych układów prezentacji, które możesz wykorzystać w pracy zawodowej – niezależnie od tego, czy występujesz na scenie, prowadzisz krótkie spotkania, webinary czy prezentacje online – i które wielokrotnie udowodniły swoją skuteczność na scenie podczas różnych wystąpień.

Dlatego wiem, że z pewnością sprawdzą się również w Twoim przypadku.

Układ 1: Problem-Rozwiązanie

To jeden z najpopularniejszych, a zarazem najskuteczniejszych układów prezentacji. Układ Problem-Rozwiązanie polega na tym, że w pierwszej części spiker przedstawia temat z perspektywy problemu. Definiuje, na czym polega trudność i jakie mogą być jej konsekwencje. Następnie, w drugiej części, przedstawia gotowe rozwiązanie, które odpowiada na potrzeby odbiorców.

Ciekawe jest to, że siła tego układu paradoksalnie nie tkwi w rozwiązaniu (choć właśnie na nim większość prezenterów koncentruje się najbardziej). Dlaczego? Bo w tym obszarze czują się najpewniej – znają swoje rozwiązanie, produkt lub usługę. Tymczasem kluczowe jest trafne zdefiniowanie problemu, który rezonuje z odbiorcami.

Musisz założyć, że uczestników prezentacji Twoje rozwiązanie czy oferta nie interesują. To, co naprawdę ma dla nich znaczenie, to problem, z którym mogą się identyfikować.

Twoi odbiorcy są zainteresowani rozwiązaniem problemów, z którymi mierzą się na co dzień – w pracy zawodowej czy we własnym przedsiębiorstwie. Dlatego właśnie tak ważne jest, żeby w pierwszej części prezentacji skupić się na nazwaniu problemu i pokazaniu jego konsekwencji. Pomóż swoim słuchaczom zrozumieć, co może się wydarzyć, jeśli nie podejmą działań, oraz jakie skutki dla ich życia zawodowego czy osobistego może mieć pozostawienie problemu nierozwiązanym.

Kiedy zbudujesz etap, w którym Twoi odbiorcy dojdą do wniosku: „To jest naprawdę ważne. Coś z tym trzeba zrobić”, rozwiązanie praktycznie sprzedaje się samo.

Przyjmij założenie, że Twoi uczestnicy przychodzą na prezentację w neutralnym stanie emocjonalnie – nazwijmy to stanem zerowym. Twoim celem jest wzbudzenie zainteresowania, czyli przeniesienie ich emocji z poziomu 0 na poziom +1. Amplituda emocji wynosiłaby wtedy od0 do +1 – jednak efekt może być o wiele silniejszy, jeśli najpierw wygenerujesz emocje wokół problemu.

Jak to zrobić? Przedstaw problem w taki sposób, by emocjonalnie zaangażować odbiorców i sprowadzić ich do poziomu -1, a nawet -2. Kiedy ich stan emocjonalny spadnie na poziom -2, w kontraście do tego Twoje rozwiązanie wyda się znacznie bardziej atrakcyjne. W ten sposób generujesz znacznie większą amplitudę emocji, (od -2 do +1) co sprawia, że prezentacja staje się bardziej angażująca i efektywna.

Jego moc tkwi w precyzyjnie nazwanym problemie, z którym odbiorcy się utożsamiają, oraz w dobrze zdefiniowanych konsekwencjach tego problemu. Kiedy odbiorcy widzą, że ktoś rozumie ich sytuację i jej poważne konsekwencje, rozwiązanie niemalże sprzedaje się samo.

Układ 2: Chronologiczny

W tym modelu spiker przedstawia temat na osi czasu. Mówi o tym, jak było kiedyś ;jak jest dzisiaj i czego można spodziewać się w przyszłości. Przykładowo, jeśli prezentacja dotyczy modeli sprzedażowych, spiker mógłby najpierw omówić modele funkcjonujące np. pięć lat temu, następnie przedstawić aktualne modele sprzedaży, a w ostatniej części przedstawić prognozy i trendy w nowoczesnych modelach sprzedaży. Taki układ jest przejrzysty i pozwala odbiorcom łatwo śledzić zmiany i kierunek rozwoju tematu.

Układ 3: Przestrzenny

Ten układ opiera się na przedstawieniu konkretnego przypadku (tzw. case study) na podstawie którego prezentowana jest później generalizacja. Spiker zaczyna od przedstawienia szczegółowego przypadku lub sytuacji, a następnie na tej podstawie przeprowadza uogólnienia i prezentuje np. model działania lub jakieś standardy, które można zastosować w podobnych sytuacjach. Taki układ jest bardzo praktyczny i przekonujący, ponieważ zaczyna się od analizy konkretnego przypadku, z którym odbiorcy mogą się utożsamić.

Można też zastosować odwrotną strategię: najpierw przedstawić ogólne zasady lub model działania, a następnie pokazać konkretny przypadek ich wdrożenia. Na przykład: „Proszę Państwa, omówię teraz ogólne zasady działania tego modelu, a następnie pokażę, jak wykorzystał go jeden z naszych klientów, stosując krok po kroku to rozwiązanie.” Układ przestrzenny działa zarówno w schemacie „od szczegółu do ogółu”, jak i „od ogółu do szczegółu”.

Układ 4: Tematyczny

Układ tematyczny jest idealny, gdy podczas jednego spotkania spiker musi poruszyć kilka niezależnych od siebie tematów. Jest stosowany zwłaszcza wtedy, gdy zagadnienia nie są bezpośrednio ze sobą powiązane, ale wszystkie są istotne dla odbiorcy.

Wyobraź sobie, że menadżer sprzedaży prowadzi prezentację dla swojego zespołu i chce omówić trzy różne tematy: aktualną strategię marketingową, działania zrealizowane w poprzednim cyklu sprzedażowym oraz plany rozwoju kompetencji zawodowych dla wszystkich pracowników na kolejny rok. Te tematy nie są bezpośrednio powiązane, więc spiker może wybrać jeden z dwóch sposobów ich przedstawienia.

Pierwsza opcja to zasada „najpierw sprawy najważniejsze” – zaczynając od tematu, który jest kluczowy zarówno z perspektywy spikera, jak i odbiorców. Strategia ta jest szczególnie przydatna, gdy wiesz, że np. nie wszyscy uczestnicy będą obecni do końca spotkania. Dzięki temu masz pewność, że najważniejsze informacje dotrą do wszystkich na początku, kiedy wszyscy są obecni i ich uwaga jest najwyższa.

Drugą opcją jest podejście, które bazuje na efekcie końcowym. Według tej strategii najważniejszy temat zostaje omówiony na końcu, aby zapewnić, że uczestnicy opuszczą spotkanie właśnie z tym kluczowym przekazem w pamięci. Wtedy możesz zacząć od tematów mniej istotnych i stopniowo przejść do najważniejszego zagadnienia. To podejście sprawia, że uczestnicy kończą prezentację z kluczowym przekazem, co zwiększa szansę na jego zapamiętanie.

Układ 5: Teoria-Praktyka

Układ ten ma charakter bardziej warsztatowy. Spiker najpierw przedstawia dane zagadnienie w sposób teoretyczny, a następnie zachęca uczestników do praktycznego zastosowania zdobytej wiedzy.

Na przykład na szkoleniu z zakresu prezentacji w pierwszej części omówiłbym teorię budowania prezentacji: jak tworzyć otwarcie, część główną i zakończenie prezentacji. W drugiej części uczestnicy mogliby przejść do ćwiczeń, aby sprawdzić, jak teoria sprawdza się w praktyce, samodzielnie tworząc elementy prezentacji. Ten układ angażuje uczestników, pozwala im przećwiczyć nowe umiejętności i zapewnia skuteczne przyswojenie wiedzy.

Często stosuję jednak odwrotny schemat – rozpoczynam od praktyki. Uczestnicy przyjeżdżają z własną próbką prezentacji, od której zaczynamy nasze spotkanie. Następnie analizujemy je podczas sesji feedbackowej, co daje uczestnikom wskazówki do poprawy. W trakcie tej analizy dostarczam odpowiednią teorię, aby lepiej rozumieli kluczowe zasady skutecznych wystąpień. Na zakończenie warsztatu proszę uczestników o ponowne wykonanie prezentacji, uwzględniając uzyskany feedback i wiedzę, którą zdobyli. Taki układ, czyli „Praktyka-Teoria-Praktyka”, jest skuteczny, gdyż umożliwia systematyczne porównania tzw. poziomu wejścia i poziomu wyjścia.

Te różne układy prezentacji – Problem-Rozwiązanie, Chronologiczny, Przestrzenny, Tematyczny i Teoria-Praktyka – oferują elastyczność w dopasowaniu treści do odbiorców i ułatwiają im śledzenie toku spotkania. Ważne jest także, by już we wstępie zakomunikować strukturę prezentacji, dzięki czemu uczestnicy będą wiedzieli, czego się spodziewać.

Można to zrobić w różny sposób, na przykład:

W przypadku Układu Problem-Rozwiązanie możesz powiedzieć: „W pierwszej części naszego spotkania omówimy problem i jego potencjalne konsekwencje, a w drugiej zaprezentuję rozwiązanie opracowane specjalnie dla Państwa.”
Przy Układzie Chronologicznym można wprowadzić spotkanie słowami: „Na początek przyjrzymy się modelom sprzedażowym sprzed pięciu lat, w drugiej części omówię najczęściej stosowane dzisiaj podejścia, a na zakończenie przedstawię najnowsze trendy, które już niedługo mogą zdominować nasz rynek.”
Dla Układu Przestrzennego odpowiednie będzie na przykład takie wprowadzenie: „Na początku zaprezentuję Państwu przykład naszego modelu w praktyce, opisując sytuację u jednego z naszych klientów, a w drugiej części spotkania przeanalizujemy ten model krok po kroku.” Jeśli chcesz spróbować innego podejścia, możesz rozpocząć prezentację od ogólnych zasad lub modelu, a potem przejść do zastosowania w praktyce. Na przykład: „Proszę Państwa, najpierw przedstawię model zarządzania zmianą w organizacji, a w drugiej części omówię przykład jego wdrożenia u jednego z naszych klientów.”
Jeśli korzystasz z Układu Tematycznego i zaczynasz od spraw najważniejszych, możesz powiedzieć: „Na początku zajmiemy się analizą aktualnej sytuacji sprzedażowej. W drugiej części przypomnimy sobie, co zrealizowaliśmy w poprzednim kwartale, a na koniec omówię plany działu szkoleń na nadchodzący rok.”
Innym przykładem jest Układ Teoria-Praktyka: „Proszę Państwa, na początku przedstawię teoretyczne podstawy modelu zarządzania czasem, a potem zaproszę Państwa do przełożenia tego na własne projekty, aby zaplanować je zgodnie z poznanym modelem.”

Zastosowanie i zapowiedzenie odpowiedniego układu prezentacji pozwala uczestnikom łatwiej śledzić tok prezentacji i przygotowuje ich na kolejne etapy, zwiększając skuteczność przekazu.

Zachęcam Cię do eksperymentowania z różnymi układami prezentacji. Możesz nawet przygotować losy z numerami od 1 do 5 i losować wybrać układ do swojej kolejnej prezentacji. To świetna technika na rozwijanie umiejętności prezentacyjnych i wprowadzenie świeżości, szczególnie gdy masz ten sam temat do przedstawienia tej samej grupie. Zamiast „odgrzewać jeszcze raz tego samego kotleta” zaprezentuj materiał z nowej perspektywy, co zwiększa zaangażowanie i efektywność przekazu.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz indywidualnego wsparcia przy przygotowywaniu prezentacji, zapraszam do kontaktu. Współpracuję z indywidualnymi osobami oraz grupami, przygotowując spersonalizowane materiały pod kątem konkretnej tematyki i odbiorców.

Artur Raba