#35 Otwarcie Prezentacji

  • Który z etapów prezentacji odgrywa najważniejszą rolę dla jej efektywności?
  • Jaki jest cel otwarcia prezentacji i jak skonstruować rozpoczęcie prezentacji tak, żeby od pierwszych zdań kupić uwagę i zainteresowanie swoich odbiorców?

 

Znaczenie Kluczowych Etapów w Prezentacji

Kiedy pytam uczestników moich szkoleń, który etap prezentacji uważają za najważniejszy, najczęściej pada odpowiedź: Część Główna, bo to właśnie tutaj spikerzy przekazują najistotniejsze i najbardziej wartościowe treści merytoryczne.

Niestety, z przykrością muszę stwierdzić, że wielu prezenterów, szczególnie tych mniej doświadczonych, nie przywiązuje wystarczającej wagi do Otwarcia i Zakończenia prezentacji. A są to równie istotne elementy, które mają ogromny wpływ na odbiór całej prezentacji.

Jeśli zastanawiasz się, który etap prezentacji jest kluczowy, warto najpierw zrozumieć, jakie etapy w ogóle tworzą strukturę prezentacji. Każdy, kto brał udział w szkoleniu z wystąpień publicznych, zna podstawową zasadę budowania prezentacji. A jeśli nie, to może przypomni sobie lekcje języka polskiego. Na pewno nauczyciel lub nauczycielka tłumaczyli, jak tworzyć wypracowania: najpierw musi być wstęp, potem rozwinięcie, a na końcu zakończenie.

W prezentacjach obowiązuje ten sam schemat: wstęp, rozwinięcie (czyli część główna) i zakończenie. Można podsumować to prostym stwierdzeniem: na początku powiedz, co powiesz; potem to powiedz; a na końcu podsumuj to, co powiedziałeś.

Cała filozofia budowania prezentacji sprowadza się właśnie do tych 3 etapów, więc w zasadzie przed chwilą przekazałem Ci esencję profesjonalnego szkolenia z prezentacji.

Zadając sobie pytanie o to, który etap jest najważniejszy, warto pamiętać, że pytanie to jest trochę podchwytliwe. Każdy z etapów – wstęp, część główna oraz zakończenie – jest równie istotny. Każdy pełni swoją unikalną rolę i trudno mówić o sukcesie prezentacji, wystąpienia czy webinaru, jeśli nie zadbasz o wszystkie te elementy.

 

Każdy z tych etapów ma jednak inną rolę.

Jeśli zadasz sobie pytanie o cel otwarcia prezentacji, to odpowiedź brzmi: „zdobycie uwagi i zainteresowania słuchaczy.” Niestety, większość mówców zaczyna prezentację od przedstawienia siebie, tytułu wystąpienia oraz krótkiego przeglądu agendy, mając nadzieję, że to wystarczy, żeby wyczerpać potencjał otwarcia prezentacji. Moim zdaniem to zdecydowanie za mało, aby naprawdę zaangażować słuchaczy na poziomie emocjonalnym i wzbudzić ich ciekawość.

 

Otwarcie prezentacji jest kluczowe.

Otwarcie prezentacji jest kluczowe, ponieważ to ono definiuje cel całego spotkania i wyjaśnia jego znaczenie dla odbiorców.

Na tym etapie uczestnicy Twojej prezentacji mają szansę odwrócić swoją uwagę od bieżących, osobistych spraw i skoncentrować się na tym, co dzieje się na scenie – skupić się na Tobie i na tym, co masz im do przekazania. To etap, który buduje zaangażowanie słuchaczy i nadaje prezentacji rozpęd. To właśnie wtedy większość odbiorców zdecyduje, czy chcą dalej uczestniczyć w tym wydarzeniu, czy będą zaintrygowani i czy znajdą w tym wystąpieniu jakąś wartość. Dlatego otwarcie prezentacji jest tak niezwykle ważne.

Niestety, wielu prelegentów nie przywiązuje wystarczającej wagi do tego momentu, co, moim zdaniem, działa na ich niekorzyść. Otwarcie prezentacji ma jeszcze dodatkowe znaczenie. Podczas prezentacji często dopada nas lekki stres i napięcie przedprezentacyjne, które najsilniej daje o sobie znać właśnie w pierwszych minutach wystąpienia. Później, gdy zaczynamy głębiej oddychać, nawiązujemy kontakt z publicznością i przechodzimy do części merytorycznej, łatwiej jest zapanować nad stresem.

Ze względu na to, że na etapie otwarcia prezentacji uwaga, skupienie i zainteresowanie odbiorców są na najwyższym poziomie (uczestnicy są ciekawi, co się wydarzy i dają Ci kredyt zaufania), to kluczowe jest, by nie zmarnować potencjału tego momentu. Masz szansę w łatwy sposób zdobyć pełne zainteresowanie swoich słuchaczy, więc warto unikać efektów ubocznych stresu, takich jak zdenerwowanie czy wrażenie braku profesjonalizmu, które mogą zniszczyć efekt Twojego wystąpienia. Dlatego otwarcie prezentacji powinno być starannie przemyślane i dobrze przygotowane.

Doświadczeni mówcy przykładają dużą wagę do otwarcia, ponieważ wiedzą, że dobrego prelegenta poznaje się po tym, jak rozpoczyna swoje wystąpienie. Niefortunny start może prowadzić do tego, że spiker nie dostanie szansy, by zakończyć swojej prezentacji.

 

Struktura otwarcia prezentacji

Teraz chciałbym przedstawić Ci sprawdzoną i skuteczną strukturę otwarcia każdej prezentacji, webinaru, spotkania z klientami czy wystąpienia publicznego. Składa się ona z czterech prostych kroków. Jeśli zadbasz o odpowiednią treść każdego z nich, możesz być pewien, że otwarcie Twojej prezentacji spełni swój cel, którym jest zdobycie uwagi i zainteresowania słuchaczy.

 

Krok 1: Przyciągnij uwagę i wzbudź zaciekawienie publiczności.

Na samym początku skieruj uwagę słuchaczy na siebie i temat spotkania. Pamiętaj, że odbiorcy pojawiają się na wydarzeniu w stanie rozproszenia – mają swoje sprawy, odbierają telefony, rozważają, co będą robić za godzinę, lub myślą o ostatnich rozmowach. Każdy przychodzi na prezentację z własną gonitwą myśli. Dlatego nie ma sensu rozpoczynać części głównej spotkania, zanim nie zarządzisz tą rozproszoną uwagą odbiorców. Na początku musisz zrobić coś, co skoncentruje ich uwagę na Tobie, na Twojej prezentacji i materiałach, które zamierzasz przedstawić.

Jak to zrobić?

Jeśli nie jesteś pewien, jak przykuć uwagę na początku prezentacji, polecam zajrzeć na platformę TED. Zwróć uwagę, jak prelegenci, którzy tam występują rozpoczynają swoje wystąpienia. Co takiego robią w pierwszych sekundach? Zobaczysz cały wachlarz strategii otwarcia, które pomagają zdobyć uwagę słuchaczy.

Oto kilka sprawdzonych sposobów:

  1. Pytanie do publiczności – Zadanie pytania natychmiast angażuje słuchaczy, ponieważ wymaga zastanowienia się nad odpowiedzią, co skutecznie odrywa ich od innych spraw.
  2. Quiz – Każdy lubi zabawę. Możesz zaprosić słuchaczy do udziału w quizie, zachęcając ich do podniesienia ręki lub wyboru odpowiedzi.
  3. Cytat – Użycie dobrze dobranego cytatu, który wprowadza w temat, działa na słuchaczy inspirująco i motywująco.
  4. Osobista historia – Przytoczenie krótkiej anegdoty wprowadza lekki i przyjazny ton, który pomaga rozładować atmosferę i przyciągnąć uwagę.
  5. Środki audiowizualne – Dobrze dobrane zdjęcie, film lub animacja natychmiast przyciągną wzrok i zainteresowanie słuchaczy.
  6. Prowokacyjna teza lub tytuł – Możesz też rozpocząć od odważnego stwierdzenia, które wzbudzi ciekawość i zachęci do dalszego słuchania.
  7. News – Rozpoczęcie prezentacji od mocnego akcentu może być niezwykle skuteczne. Możesz wejść na scenę i od razu przedstawić „bombę” – ważny news, który przyciągnie uwagę.

Jak widzisz, masz szerokie pole do popisu. Wybierz metodę, która najbardziej Ci odpowiada i nie bój się być kreatywnym.

 

Krok 2: Zaprezentuj korzyści i wartość z uczestnictwa

Kiedy już zdobędziesz ich uwagę, przejdź do czegoś równie istotnego – sprzedaży wartości spotkania. To jest kluczowy etap otwarcia prezentacji. Na tym etapie powinieneś odpowiedzieć odbiorcom na pytanie: „Dlaczego ta prezentacja ma znaczenie dla słuchaczy?”

Przedstaw jasno, czego się dowiedzą i jakie korzyści przyniesie im ta wiedza. Wyjaśnij, w jaki sposób ta prezentacja pozwoli im działać łatwiej, szybciej, skuteczniej czy bezpieczniej. Albo z jakimi problemami i ryzykami pomoże się im uporać. Po tym etapie słuchacz powinien być przekonany, że jego obecność ma sens i że on sam wyniesie coś cennego z tego spotkania.

 

Krok 3: Wzmocnij swój autorytet

Na początku prezentacji, kiedy zdobyłeś już uwagę słuchaczy i wskazałeś, dlaczego ta prezentacja jest dla nich istotna, w naturalny sposób większość słuchaczy zaczyna szukać odpowiedzi na pytanie: „Kim jesteś i dlaczego akurat Ciebie mam posłuchać?”

W tym momencie warto w subtelny sposób zbudować swój autorytet. Wyjaśnij, jakie masz doświadczenie, czym się zajmujesz i co sprawia, że to Ty jesteś odpowiednią osobą, by mówić na ten temat. W ten sposób uruchamiasz jedno z kluczowych praw wywierania wpływu – prawo autorytetu. Jeśli odbiorcy Twojej prezentacji widzę Cię jako eksperta, łatwiej będzie mi przyjąć informacje, które przekażesz im w głównej części prezentacji.

 

Krok 4: Przedstaw plan spotkania

Czwartym, ostatnim elementem jest przedstawienie planu spotkania, czyli tak zwanej agendy. Wyjaśnij na przykład, kiedy będzie czas na pytania (czy odpowiadasz na bieżąco, czy na końcu), ile potrwa spotkanie i z jakich etapów się składa. Agenda może mieć szczególne znaczenie dla słuchaczy ceniących strukturę i logikę, ponieważ wiedzą oni dokładnie, czego się spodziewać i kiedy przechodzisz do kolejnych punktów.

 

 

Podsumowanie

Podsumowując, są cztery kluczowe kroki w skutecznym otwarciu prezentacji:

  1. Przyciągnij uwagę i zainteresowanie – skup uwagę słuchaczy na sobie i na temacie swojego wystąpienia.
  2. Przedstaw korzyści – wyjaśnij, co słuchacze zyskają, uczestnicząc w Twojej prezentacji.
  3. Wzmocnij swój autorytet – pokaż, dlaczego to Ty jesteś odpowiednim osobą na odpowiednim miejscu, tzn. na tej scenie.
  4. Przedstaw plan spotkania – określ strukturę spotkania i ustal zasady interakcji.

Traktuj otwarcie prezentacji jak Alfred Hitchcock podchodził do swoich filmów – zaczynaj od „trzęsienia ziemi”, a potem buduj napięcie jeszcze bardziej😊. Taki styl zapewni, że Twoje prezentacje będą zarówno efektywne, jak i efektowne.

Artur Raba