#38 Savoir-Vivre w Biznesie cz.1

Dlaczego pierwsze wrażenie ma tak duże znaczenie w relacjach biznesowych?
Czy pamiętasz sytuację, w której pierwsze wrażenie wpłynęło na Twoją opinię o kimś?
Jakie gesty albo postawa ciała mogą zostać odebrane jako profesjonalne albo nieprofesjonalne podczas spotkania biznesowego?
Czy zważyło Ci się kiedyś otrzymać wizytówkę w nieprofesjonalny sposób?
Jak to wpłynęło na Twoje doświadczenia związane z przekraczaniem etykiety biznesowej?

Savoir-vivre – uniwersalny język relacji międzyludzkich

Tematy związane z savoir-vivre są niezwykle interesujące, fascynujące i atrakcyjne. Obejmują bardzo wiele obszarów naszego życia – zarówno zawodowego, jak i prywatnego.

Mark Twain powiedział kiedyś:

„Uprzejmość to język, który zarówno głusi mogą usłyszeć, jak i niewidomi mogą zobaczyć.”

To stwierdzenie niesie ze sobą dużo prawdy. Uprzejmość, dobre zasady, maniery oraz szacunek dla innych są uniwersalnym językiem. Dobre maniery pozwalają nawiązywać relacje międzyludzkie i budować zrozumienie, nawet tam, gdzie brak innych form komunikacji.

Savoir-vivre jako wizytówka organizacji

Profesjonalne zachowanie każdego członka firmy ma ogromny wpływ na budowanie pozytywnego wizerunku organizacji. Nie bez powodu często mówi się, że każdy pracownik jest wizytówką swojej firmy. To Twoje zachowanie, styl komunikacji i maniery kształtują opinię na temat całej organizacji – zarówno w oczach klientów zewnętrznych, jak i partnerów biznesowych.

Firma, w której panują jasne zasady etykiety, jest postrzegana jako profesjonalna, godna zaufania i odpowiedzialna.

Savoir-vivre w biznesie sprowadza się przede wszystkim do szeroko rozumianej komunikacji – zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Jasne zasady etykiety pomagają pracownikom lepiej rozumieć, jak:

prowadzić rozmowy,
organizować spotkania,
reagować na trudne sytuacje.

To z kolei przekłada się na zmniejszenie liczby potencjalnych konfliktów oraz bardziej efektywną współpracę.

Wniosek jest prosty – dbanie o savoir-vivre to inwestycja nie tylko w wizerunek organizacji, ale również w budowanie silnych, trwałych relacji biznesowych.

Savoir-vivre: budowanie szacunku i unikanie konfliktów w biznesie

Przestrzeganie zasad savoir-vivre to coś więcej niż tylko dobre maniery – to także sposób na budowanie wzajemnego szacunku i pozytywnej atmosfery w zespole. W środowisku, które opiera się na zaufaniu i szacunku, pracownicy są bardziej zmotywowani do współpracy, co przekłada się na ich zaangażowanie i efektywność.

Savoir-vivre w międzykulturowym środowisku

Znajomość zasad etykiety, w tym również międzykulturowej, ma ogromne znaczenie w kontaktach z partnerami zewnętrznymi, zwłaszcza zagranicznymi. Pomaga to uniknąć nieporozumień wynikających z różnic kulturowych, które mogą wpływać na relacje biznesowe.

Jasne standardy savoir-vivre pozwalają również minimalizować napięcia i konflikty – zarówno między pracownikami, jak i w kontaktach z klientami. Wprowadzenie takich zasad sprzyja budowaniu profesjonalnych relacji, które opierają się na wzajemnym szacunku i zaufaniu.

Quiz: Jak witasz się na formalnym spotkaniu?

Wyobraź sobie, że dołączasz do grupy osób podczas formalnego spotkania. Jak zachować się w takiej sytuacji?:

Podajesz rękę każdej osobie, zaczynając od najbliższej.
Czekasz, aż osoby wyżej postawione w hierarchii zainicjują powitanie.
Ogólnie witasz się słowami „Dzień dobry wszystkim” i czekasz na dalszy rozwój sytuacji.

Chociaż obie odpowiedzi, B i C, mają swoje uzasadnienie, zgodnie z zasadami savoir-vivre, właściwsza wydaje się odpowiedź B – „Czekasz, aż osoby wyżej postawione w hierarchii zainicjują powitanie”.

Dlaczego? Zasada precedencji, czyli hierarchii i kolejności, mówi o tym, że to osoba o wyższym statusie, np. wyżej postawiona w hierarchii organizacyjnej, decyduje o formie powitania oraz inicjuje kontakt. Warto pamiętać, że w relacjach biznesowych precedencja ma priorytet nad zasadą większości, która wskazywałaby na siłę grupy.

Odpowiedź A: „Podajesz rękę każdej osobie, zaczynając od najbliższej” jest najmniej odpowiednia.

Podawanie ręki każdej osobie w grupie, zwłaszcza na formalnym spotkaniu, jest nie tylko czasochłonne, ale też może być odebrane jako nieznajomość zasad etykiety. Inicjowanie podania ręki powinno wyjść od osoby wyżej postawionej w hierarchii.

Odpowiedź B: Czekasz, aż osoby wyżej postawione w hierarchii zainicjują powitanie.

To zgodne z zasadami savoir-vivre. Pozostawienie inicjatywy osobom wyżej postawionym w hierarchii jest oznaką szacunku oraz znajomości zasad etykiety biznesowej.

Odpowiedź C: Ogólnie witasz się słowami „Dzień dobry wszystkim” i czekasz na dalszy rozwój sytuacji.

Ta opcja, choć intuicyjna, jest bardziej uniwersalna niż formalna. Sprawdza się w sytuacjach, gdzie relacje hierarchiczne nie są jasno określone lub gdzie interakcje mają mniej formalny charakter.

Wnioski

Podsumowując, B to odpowiedź bardziej formalna i zgodna z zasadami savoir-vivre, szczególnie na spotkaniach o oficjalnym charakterze. C może być stosowana w mniej formalnych sytuacjach lub dużych grupach, ale warto mieć na uwadze, że w sytuacjach formalnych precedencja ma pierwszeństwo.

Hierarchia i etykieta powitania w formalnych spotkaniach

W formalnych spotkaniach biznesowych, dyplomatycznych, wojskowych czy kościelnych kluczową rolę odgrywa zasada precedencji, czyli kolejności wynikającej z hierarchii. Osoby wyżej postawione w strukturze decydują zarówno o tym, czy chcą się przywitać, jak i w jaki sposób to zrobić.

Powitanie w hierarchicznych strukturach

Wyobraźmy sobie sytuację, w której stoi grupa wysokich rangą przedstawicieli – na przykład pięciu prezydentów państw. Jeśli do takiej grupy podchodzi premier lub minister, to inicjatywa powitania należy do osób z wyższą pozycją w hierarchii, czyli w tym przypadku prezydentów. Zarówno pozycja w organizacji, jak i siła grupy wskazują, że osoba niżej postawiona powinna czekać na gest inicjujący powitanie.

Podobne zasady obowiązują w innych hierarchicznych strukturach, takich jak wojsko czy kościół, gdzie stopnie wojskowe lub pozycje kościelne jasno określają, kto ma wyższą rangę. W takich środowiskach samodzielne rozpoczynanie powitania przez osobę o niższej pozycji mogłoby zostać odebrane jako naruszenie zasad etykiety.

W formalnych sytuacjach biznesowych to zasada precedencji, wynikająca z hierarchii, ma pierwszeństwo nad zasadą siły grupy. Wyrażanie szacunku poprzez oczekiwanie na inicjatywę od osoby o wyższym statusie nie tylko pokazuje znajomość zasad etykiety, ale również buduje pozytywny wizerunek w relacjach zawodowych.

Powitanie w hierarchii a praktyka savoir-vivre

Zasady savoir-vivre w sytuacjach formalnych, takich jak spotkania biznesowe czy wydarzenia dyplomatyczne, podkreślają znaczenie hierarchii w inicjowaniu powitania. Zastosowanie tych zasad pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia płynność komunikacji w grupie.

Przykład 1: Specjalista dołącza do grupy zarządu

Jeżeli do grupy dyrektorów zarządzających firmą dołącza nowo zatrudniony specjalista, to zgodnie z zasadami savoir-vivre powinien wykazać cierpliwość i poczekać, aż ktoś z grupy zainicjuje powitanie.

Takie podejście wynika z zasady precedencji – to osoby wyżej w hierarchii decydują o formie powitania. Specjalista nie powinien wyrywać się z inicjatywą podania ręki, ponieważ w formalnych sytuacjach hierarchia ma pierwszeństwo nad indywidualną potrzebą witania się z każdym członkiem grupy.

Przykład 2: Dyrektor generalny dołącza do grupy pracowników

W przypadku, gdy do grupy współpracowników dołącza osoba wyższa w hierarchii, np. dyrektor generalny, zasada precedencji nadal obowiązuje. Dyrektor decyduje o tym, czy i jak chce się przywitać.

Opcje powitania:

Słowne powitanie – Dyrektor może ograniczyć się do ogólnego „Dzień dobry” i nawiązać kontakt wzrokowy ze wszystkimi osobami w grupie.
Podanie ręki – Jeżeli dyrektor zainicjuje powitanie przez podanie ręki, to wita się z każdym członkiem grupy, niezależnie od ich statusu w hierarchii, wieku czy płci.

Pamiętaj, że względy praktyczne często są decydujące i np. podanie dłoni każdej osobie w tak dużej grupie może:

Zaburzyć dynamikę spotkania,
Wprowadzić niepotrzebne zamieszanie,
Być postrzegane jako faux pas w sytuacjach formalnych.

Dlatego w takich przypadkach zazwyczaj wystarczy ogólne powitanie, np. „Dzień dobry wszystkim” oraz kontakt wzrokowy ze wszystkimi uczestnikami.

Ważne jest jednak to, że w środowisku biznesowym hierarchia ma pierwszeństwo nad wiekiem i płcią. Przykładowo, to młodszy wiekiem dyrektor generalny inicjuje powitanie ze starszą wiekiem pracownicą, ponieważ to stanowisko, a nie wiek czy płeć decyduje o kolejności witania.

Powitanie w sytuacjach prywatnych

Zasady powitania w życiu prywatnym mogą różnić się od tych w środowisku biznesowym. W nieformalnych sytuacjach większe znaczenie może mieć różnica wieku, ale musi być ona znacząca, np. różnica pokolenia (20–30 lat). W przypadku różnicy kilku lat, np. 5 lat, wiek nie wpływa na kolejność powitania nawet w sytuacjach prywatnych. Drugim ważnym elementem decydującym jest płeć – to kobieta zawsze decyduje o formie powitania.

Podsumowanie zasad w formalnych spotkaniach

W formalnych spotkaniach biznesowych zawsze obowiązuje zasada precedencji.
Osoby wyższe w hierarchii inicjują powitanie, niezależnie od wieku czy płci.
W dużych grupach zaleca się ogólne powitanie, aby uniknąć chaosu i niepotrzebnego zamieszania.
W sytuacjach nieformalnych większe znaczenie może mieć kontekst. W tym przypadku to osoby starsze i kobiety decydują o formie powitania.

Przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć niezręczności i buduje profesjonalny wizerunek, zarówno osobisty, jak i organizacyjny.

Jeśli masz jakieś pytanie napisz do mnie.

Pozdrawiam

Artur Raba